Transformacija financija

Održali smo intervju s Markom Pokrajcem, CFO Maistra Hospitallity Grupe, koji će održati predavanje na temu Upravljanja financijama u krizi na:

3. Financijskoj konferenciji, 27.10.2021. uživo u The Westin Zagreb Hotelu

1. Kako vidite ulogu financija u Covid-19 krizi?

I prije krize, uloga financija se sve više pomicala prema ulozi poslovnog partnera koji sudjeluje u stvaranju nove vrijednosti poduzeća. Fokus nije više samo na formalnoj usklađenosti, sustavu kontrola i minimiziranju rizika, već financije danas moraju dati adekvatne odgovore na zahtjeve i probleme iz poslovanja. U slučaju Maistre Hospitality Group (MHG) pred organizaciju financija postavljeno je pet zahtjeva:

1. zadržavanje visoke efikasnosti poslovanja,
2. korištenje financijske poluge,
3. kontroling investicija, 
4. praćenje promjena regulatornog okvira i
5. integracija financija HUP/HDR u sustav MHG.

Tijekom Covid-19 krize uloga financija se mijenjala ovisno o utjecaju krize na poslovanje i smjeru djelovanja menadžmenta. Prve mjesece krize fokus je bio na preživljavanju – očuvanje supstance društva i osiguranje dovoljne likvidnosti – a kasnije je kriza djelovala kao katalizator u ubrzanju procesu transformacije financija sukladno prije postavljenim poslovnim zahtjevima.

2. Zašto postojeći način organizacije financija nije zadovoljavajući u krizi?

Postojeći klasični način organizacije (računovodstvo – financije – kontroling) nije više adekvatan zbog visoke specijalizacije i podjele rada i odgovornosti između odjela koja proizlazi iz konfliktnih ciljeva i zahtjeva vanjskih i internih dionika (revizija i porezi vs. menadžment poduzeća). Ovakva organizacija je posebno ograničavajuća kad nastupe kompleksni problemi poput Covid-19 krize gdje je nužna suradnja i širi pogled na nastali problem. Uzmimo primjer izrade scenarija poslovanja u uvjetima Covid-19 –  kontroling kao nositelj izrade scenarija mora surađivati i podijeliti sve informacije s riznicom (projekcija likvidnosti) i računovodstvom (porezne obveze i izračun amortizacije) kako bi menadžment dobio kompletnu sliku. Takav vid suradnje mora se reflektirati i u organizaciji financija.    

3. Koji su ključni elementi koje je nužno transformirati u financijama?

Četiri su ključna elementa koja je nužno transformirati u financijama: procesi, IT arhitektura, zaposlenici i operativni model. Procesima određujemo što ćemo raditi kako bi ispunili svrhu u organizaciji poduzeća,IT arhitekturom kako ćemo to raditi, odabirom zaposlenika tko će to raditi, a operativni model određuje kako ćemo podijeliti odgovornost i surađivati unutar organizacije. U financijama Maistra sva četiri elementa bila su zrela za transformaciju: neujednačeni i nestandardizirani procesi, dvojna IT arhitektura, niska motivacija zaposlenika i neadekvatan operativni model sa širokim rasponom upravljanja na B-2 razini kroz nekoliko različitih pravnih osoba.

4. Na koji način se provode mjere i ocjenjuje uspješnost transformacije financija?

Kako bi pokrenuli transformaciju osmišljena su četiri velika projekta: IT integracija, pripajanje pravnih osoba, novi operativni model te optimizacija i digitalizacija projekta – koja su startala sredinom 2019. godine i prvotna zamisao bila je završiti transformaciju do sredine 2021. Međutim, Covid-19 kriza je najprije zaustavila projekt u proljeće 2020., a zatim je projekt ubrzan i dovršen u studenom 2020. godine.

Uspješnost transformacije financija mjeri se kroz nekoliko skupina pokazatelja:

• Ispunjavanje osnovnih obveza (poštovanje internih i eksternih rokova za izvještvanje, pozitivno mišljenje eksternog revizora, redovno ispunjavanje svih poreznih propisa i obveza, redovno i neometano kolanje financijske dokumentacije i funkcionalni sustav kontrola i podjele odgovornosti)
• Efikasnost organizacije i angažiranost  zaposlenika (broj izvršitelja prije i poslije transformacije, budžet plaće prije i poslije transformacije) i 
• Ostvarene uštede ili povećanje prihoda kroz inicijative i projekte pokrenute od strane financija.

U slučaju MHG transformacija je bila uspješna jer je organizacija s 36% manje zaposlenika i 25% manjim budžetom plaća uspješno ispunila sve osnovne obveze. Dodatno inicijative pokrenute od strane financija donijele su poduzeću anualizirane uštede od cca 3,6 mil. kn.

5. Kako vidite budući razvoj funkcije financija u poduzeću?  

Nove tehnologije otvaraju nove mogućnosti i perspektive u organizacije financija. Većina ponavljajućih aktivnosti bit će u cijelosti ili visoko automatizirane, a set potrebnih vještina i znanja u financijama dramatično se mijenja u odnosu na prošlost. Uz specijalistička znanja, iznimno bitno postaju vještine rukovođenje, poznavanje industrije i procesa te financijsko modeliranje.
Jedna od najboljih vizija budućih financija prikazana je u članku: „New technology, new rules: reimagining the modern finance workforce”od autora Ecklund, Tam & Woodcock objavljenog u časopisu "Strategy and Corporate Finance" izdanog od strane konzultantske kuće McKinsey u listopadu 2018. godine.
Prema autorima moderne financije će se bazirati na agilnom operativnom modelu koji će osiguravati brzo dijeljenje znanja i iskustva na rješavanju poslovnih problema. Zaposlenici će se organizirati i grupirati u četiri bloka:

• Jezgro (oko 10% zaposlenika) koje će se brinuti o stabilnim, lean i visoko automatiziranim procesima financija i računovodstva za obradu poslovnih transakcija
• Specijalisti (oko 20% zaposlenika) koji će biti okupljeni u centrima izvrsnosti s visoko specijaliziranim stručnim znanjima (npr. stručnjak za data mining, stručnjak za poreze)
• Rješavači problema (oko 60% zaposlenika) koji se po potrebi okupljaju ili postavljaju oko određenih projekata ili specijaliziranih zadataka ovisno o potrebi posla
• Voditelji (oko 10% zaposlenika) koji vode i koordiniraju projektne timove rješavača i specijalista za rješavanje poslovnih problema.

Ako želite saznati više o Upravljanju financijama u krizi, pridružite nam se na 3. Financijskoj konferenciji 27.10.2021. uživo u The Westin Zagreb Hotelu.