Tomislav Šuta, VIK, Direktor | Profesionalni kontroling u javnom sektoru – primjer dobre prakse

U nastavku pročitajte intervju s Tomislavom Šutom, direktorom Vodovoda i kanalizacije Split, koji će više o svojim iskustvima iz kontrolinga reći na 11. Kontroling konferenciji: Controlling Excellence, koja će se održati 27. svibnja 2020. godine online putem.

Od preuzimanja funkcije direktora VIK-a poduzeli ste brojne inicijative za unaprjeđenje planiranja i izvještavanja u VIK-u. Zašto smatrate da je izvrsnost planiranja i izvještavanja važna za javni sektor?

Javni sektor mora biti na usluzi građanima te istom tom pruženom uslugom građanima bi trebalo pružiti zadovoljstvo, kvalitetu i transparentnost.  Planiranje i izvještavanje u današnjem javnom sektoru mora postati neophodan instrument za uspješno poslovanje koje će za rezultat imati zadovoljstvo svih dionika sustava i u konačnici biti garancija budućeg razvoja sustava na svim razinama. 
 

Kakvo je bilo ishodišno stanje upravljačke prakse u VIK-u nakon što ste preuzeli vođenje VIK-a?

Vodovod i kanalizacija d.o.o. svojom uslugom pokriva veliko područje od 4 grada i 9 općina. Upravljačka praksa u VIK-u je bila takva da nije imala jasno postavljene strateške ciljeve za razvoj Društva. Konkretno, u godini kad sam preuzeo dužnost, Plan izgradnje vodno komunalnih građevina za 2018. usvojen je u travnju 2018. godini. Dakle, planiranja nije suštinski ni postojalo, osim da se zadovolji forma, dok je praćenje izvršenja bilo minimalno. Kontroling je imao djelatnicu samo na papiru koja nije proaktivno surađivala s Upravom, jer se za djelatnicu smatralo nepotrebnom i nekorisnom u procesu upravljanja, čime  nažalost nije postignuta veća učinkovitost rada VIK-a, nego što je mogla biti.

Kako gledate na potrebu strateškog planiranja u VIK-u?

Dolaskom na mjesto direktora odmah se raspisala nabava za izradu Strategija poslovanja za razdoblje od 2019. do 2030. Nakon niza održanih radionica izrađena je Strategija koja je dana na javnu raspravu te smo na istu dobili komentare javnosti. Strategija je usvojena i to je temeljni dokument sa jasno definirana četiri strateška cilja, a odnose se na četiri međusobno povezane i ovisne okosnice pružanja usluga vodoopskrbe i odvodnje od strane VIK-a:

1. potrošači, kao korisnici usluge vodoopskrbe i odvodnje koje VIK Split pruža
2. infrastruktura, koja je potrebna za pružanje usluge vodoopskrbe i odvodnje
3. poslovanje i poslovni procesi, čime se omogućava daljnji razvoj i stabilnost poslovanja VIK-a Split
4. ljudski resursi, koji obavljanjem poslova za koje su zaduženi i odgovorni, upravljanjem i održavanjem infrastrukture te provođenjem poslovnih procesa omogućuju redovito i kontinuirano poslovanje VIK-a.

Koliko Vam se čini koristan u upravljanju integrirani strateški i operativni plan poslovanja?

Integrirani strateški i operativni plan poslovanja nam je jako koristan u radu jer nam omogućuje ispunjenje postavljenih ciljeva, što je jako važno u konačnici zbog zadovoljstva potrošača. U Društvu smo izradili niz procedura kao i Proceduru izrade plana poslovanja koju djelatnici koriste u radu. Kaskadiranjem strateških ciljeva uspjeli smo u radu postići bolju organizaciju, motivaciju, mjerljivost i u konačnici i transparentnost.  

Implementirali ste menadžerske izvještaje uz korištenje međunarodnih standarda za profesionalne izvještaje i prezentacije (IBCS® – International Business Communication Standards). Koliko Vam tako koncipirati izvještaji pomažu kod upravljanja?

Pomažu mnogo jer mjesečni menadžerski izvještaji pružaju točnu informaciju stanja Društva, kao i izvršenja planova po sektorima. Kontinuiranim izvještavanjem vrlo brzo se detektiraju slabosti, što omogućava pravovremeno djelovanje i u konačnici rezultirala ostvarenjem zadanih ciljeva. Takvim pristupom u 2019. godini uspjeli smo za skoro pa otpisane projekte potpisati ugovore o bespovratnim europskim sredstvima za realizaciju projekata aglomeracija na području Splita, Solina, Kaštela i Trogira ukupne vrijednosti 3,2 milijarde kuna (vrijednost veća za 50% od projekta Pelješkog mosta!), čime će svima onima koje nemaju priključak na pitku vodu i odvodnju biti osigurana pitka voda u 21. stoljeću, kao i odvodnja. Također smo uspjeli riješiti sve zaostatke iz prethodnih godina za što smo plaćali kazne po pitanju izmjene vodomjera u zakonskom roku. Uveli smo Call centar u kojem pratimo i mjerimo način obrade svih zahtjeva potrošača te smo postigli izvrsne rezultate u rješavanju istih na zadovoljstvo potrošača. Uvođenjem jasnih procedura koje smo započeli digitalizirati kao npr. javnu nabavu postigli smo veliku transparentnost tako da jednostavna nabava iznad 30.000 kuna bude objavljena kroz elektronski oglasnik javne nabave, čime smo omogućili tržišno natjecanje, a sam time i velike uštede za VIK bez gubitka na kvaliteti. Racionalizacijom ljudskih kadrova poput prekvalifikacija, smanjenja nepotrebnih broja izvršitelja u dežurstvima i sličnih poslova postignute su uštede u masi plaća. Stručne službe su zatražile 70 novih djelatnika i trebali smo dodatnih 30 stručnjaka za provedbu odobrenih EU projekata, međutim zbog preraspodjele poslova i prijevremenih mirovina umjesto +100 vrlo skoro dolazimo na -15 djelatnika.  Sve skupa je dovelo da je VIK zbog uvođenja profesionalnog planiranja i izvještavanja, kao i pravovremenog djelovanja, drugu godinu zaredom u dobitku, nakon ranije evidentiranih gubitaka u poslovanju. Na ovakvom radu ćemo nastaviti i dalje u radu sa ciljem poboljšanja sustava na zadovoljstvo potrošača.

Cijeli program i prijavnicu na 11. Kontroling konferenciju: Controlling Excellence, možete pronaći na: https://www.poslovnaucinkovitost.hr/aktualne-edukacije/cijena/11.-kontroling-konferencija-controlling-excellence-27.5.2020