Strateškim programom za razvoj do platforme za unapređenje organizacijskih procesa

Jadranka Gojtanić, MBA, Voditeljica projektnog ureda (PMO), Maistra d.d. (Adris Grupa), u kratkom intervjuu predstavila je Strateški program za razvoj do platforme za unapređenje organizacijskih procesa, a o ovoj temi će detaljnije biti govora na:

14. KONTROLING KONFERENCIJA: Procesni kontroling, 26.05.2023.

1. Što smatrate da je bitno za poticanje izvrsnosti poslovnih procesa u poduzeću?

Ključna stvar je svjesna odluka i proaktivno djelovanje višeg menadžmenta. Propitivanje postojećeg stanja, preispitivanje mogućnosti i promišljanje o željenim rezultatima preduvjet je za fokusiranje organizacije u smjeru izvrsnosti. Izvrsnost sama po sebi ne može polučiti efekt ako je ona samo negdje napisana ili uokvirena kao vrijednost tvrtke za dobar PR-ovski sadržaj. O izvrsnosti je potrebno svakodnevno komunicirati, unijeti ju u kulturu rada i način ophođenja. Na njoj je potrebno inzistirati u upravljanju timovima i vođenju razvojnih projekata, neovisno bili oni manjeg obuhvata ili kompleksnijeg sadržaja. Posebno ju treba osnaživati kroz spremnost organizacije na osposobljavanje ljudi za nove tržišne trendove, tehnologije i vještine koje mogu adekvatno odgovoriti na promjenjivu potražnju i očekivanja. Uz konzistentno komuniciranje, organizacija mora osjetiti da njihov menadžment „walks the talk“ odnosno primjerom i angažiranošću oblikuje smjer i razvija put ka izvrsnosti.

S druge strane, od velike je važnosti kreirati kulturu koja potiče ljude da iznose svoje ideje i da aktivno sudjeluju u identificiranju područja za poboljšanje. Potreban je, tzv. bottom up pristup, kojim se osnažuje i podržava iznošenje ideja i komunikacija od najnižih razina prema najvišim. Često se zaposlenike ne pita za mišljenje, a upravo su oni glavni akteri u procesu, duboko u operacijama, na prvoj liniji, i ponekad mogu bolje prepoznati koje su stvarne potrebe i što bi neki sustav moglo poboljšati. Zato treba pružiti mogućnost da zaposlenici budu slobodni u izražavanju svoje kreativnosti. Ako želimo biti izvrsni, ako želimo napredovati, trebamo poticati kreativnost i stvarati atmosferu otvorenosti prema novitetima i inspiracijama.

2. Na koji način motivirati zaposlenike i timove da sudjeluju u projektima procesne izvrsnosti?

Izrazito je bitno ukazati timovima i pojedincima na važnost koju predstavljaju za organizaciju. Samim time što su aktivni nositelji promjene, oni su ti koji stvaraju izvrsnost u procesima. Kao motivacijski faktor potrebno je definirati KPI-ove da bi ostvarivanje rezultata bilo mjerljivo, ali i usporedivo, kako sa željenim stanjem i ciljevima tako i među timovima. Ponekad je zdravo razviti jednu vrstu natjecateljske atmosfere u organizaciji. Naravno, uz zasluženu nagradu. Meni se pokazalo vrlo zahvalnim dijeliti iskustva između timova iz različitih poslovnih funkcija u organizaciji, informirati o statusima aktivnosti, challenge-irati pretpostavke i, ono najvažnije, osvještavati o snazi utjecaja svakog pojedinog procesa kroz organizaciju. Istaknuti da pomak u jednom timu ima posljedice na funkcioniranje procesa u nekom drugom odjelu. Takav angažman, a posebno ostvarene rezultate nužno je komunicirati glavnim dionicima, Upravi, matičnoj kući ili dioničarima. Kreirati prepoznatljivost tamo gdje treba biti primijećena. Ljudima to treba, to im podiže vrijednost, samopouzdanje, ali i motivira na još bolje ostvarenje rezultata.

3. Koji su najčešći izazovi prilikom provođenja organizacijskih promjena, a odnose se na unaprjeđenje procesa, i kako ih rješavate?

Prvi i osnovni izazov s kojim se najčešće susrećemo je otpor. U ljudskoj je prirodi da na promjenu reagiramo određenim strahom i negodovanjem. Ne želimo izaći iz svoje komfor zone. Ako nam i nije dobro barem nam je poznato. S druge strane, kad želimo unaprijediti procese zapravo govorimo da s postojećim načinom rada nešto ne valja, nešto nedostaje, a to ljude dovodi u stanje nesigurnosti i preispitivanja vlastite vrijednosti u odnosu na posao koji obavljaju. Jer, stvari su štimale, kako-tako, ali su štimale. I, sada odjednom netko traži promjenu. U tom je slučaju potreban mekaniji pristup kroz puno jasne komunikacije i objašnjavanja, uključivanja i kreiranja zajedništva. Potreban je dobar leadership. U mom iskustvu dobro se pokazalo poticanje transparentnosti i otvorenosti, pozivanje na iskreno komuniciranje o tome što stvarno „žulja“ i gdje možda ipak ima prostora za poboljšanje. Pružiti priliku timovima da samostalno utvrde gdje su šumovi i da pronađu rješenje koje će im pomoći riješiti problem.

Drugi izazov je manjak znanja i vještina u implementaciji promjena. Ako promjene provodimo kroz određene projekte, potrebno je uspostaviti sustav upravljanja aktivnostima i timovima. Često se, uz prethodno spomenuti otpor, suočimo sa nedostatnom spremnošću ili nedostatkom sposobnosti za određenu ulogu. Međutim, ono što ima presudnu ulogu je želja i stav pojedinca. Meni je zaista zahvalno raditi s ljudima koji imaju veliku želju i volju, neovisno ako i dalje osjećaju određeni strah i nesigurnost. To su ljudske pojave i na tome se može raditi, kako kvalitetnom izgradnjom odnosa, tako i iskrenom podrškom i lojalnošću. Podrška, u tom smislu, znači i razumijevanje individualnih potreba i omogućavanje edukacije u vidu osobnog razvoja, boljeg razumijevanja sebe i odnosa s drugima, coachinga i mentoringa.

4. Na koji način je po Vama najbolje komunicirati ulogu zaposlenika u organizacijskim procesima?

Prepoznati važnost pojedinog zaposlenika i predstaviti organizaciji da je dio stvaranja nečeg novog, boljeg, drugačijeg, može biti presudan faktor u unapređenju organizacijskog procesa. Takvu ulogu treba javno komunicirati. Organizacije koriste svoja korporativna druženja, management forume i regionalne sastanke na kojima se prezentiraju projekti unapređenja procesa i komuniciraju pojedinci i timovi zaslužni za provođenje. Time se ukazuje na čast i poštovanje. Još kad, uz to, slijedi novčana nagrada, poruka je i pojedincu i organizaciji da se pojedinačne uloge cijene.

Isto tako je vrlo važno ulogu zaposlenika komunicirati u svakodnevnim situacijama i dnevnom poslovanju kako bi se ukazalo na potrebitost posvećenosti određenom procesu. Ključnu ulogu ovdje imaju rukovoditelji, team leaderi, za koje je poželjno da imaju visoku razvijenu empatičnost kao i socijalnu i emocionalnu inteligenciju. Na leaderima je da prepoznaju talente pojedinca, motiviraju ga i osnaže da svoju strast usmjeri za dobrobit sebe i organizacije. Kad je zaposlenik zadovoljan, osjeća se cijenjenim i jasna mu je njegova uloga jer korespondira sa njegovim potrebama i željama, tada takav zaposlenik postaje ambasador promjene u organizacijskim procesima.

Međutim, takvu kulturu treba sustavno stvarati, njegovati i održavati. Izvrsnost proizlazi i iz osjećaja zadovoljstva i samoostvarenja na radnom mjestu. Na leadershipu je odgovornost da vodi računa o svakom čovjeku, kako on radi, koliko je zadovoljan svojim okruženjem i svojom ulogom u njemu. Koliko svaki zaposlenik zaista shvaća viziju organizacije i, ono najbitnije, razumije li što to znači za njega i njegov rad. Jer, dobra organizacija treba osnaženog zaposlenika, onog koji želi preuzeti odgovornost. Samo zadovoljan čovjek stvara, doprinosi i želi biti kreativan. To ga ispunjava. Ispunjen čovjek teži izvrsnosti, a posljedica je uvijek pozitivan rezultat i na bilanci.

5. Za mjerenje uspješnosti provedbe poslovnih procesa koji biste pristup preporučili?

Upravljanje aktivnostima kroz definirane projekte ciljane na unapređenje procesa je okosnica za provedbu. Dakle, unapređenje određenog poslovnog procesa je projekt i kao takav se treba promatrati. Zato je u tu svrhu projektni management dobar alat jer zahtjeva disciplinu i higijenu procesa. Uz konzistentno praćenje timova, redovne koordinacijske sastanke i upravljanje vremenskim planom aktivnosti postiže se fokusiranje na prioritete i udara tempo prema zadanim ciljevima (KPI-ovima). Uz kvartalne check-pointove gdje se postignuti rezultati uspoređuju s planiranim KPI-ovima postavljamo si platformu za mjerenje uspješnosti. Uz kvantificirane KPI-ove i jasne pokazatelje uspješnosti, neophodno je imati i kvalificirane parametre. Oni uključuju zadovoljstvo tima postignutim, ocjenu suradnje s ostalim dionicima (odjelima, partnerima, trećim osobama), rukovoditeljima i višim menadžmentom. Uspješnost je višedimenzionalna i stoga treba sagledati cjelokupni efekt tima, kako kroz konkretne financijske pomake tako i kroz procjenu ukupnog podizanja svijesti i razumijevanja kvalitetnog i zrelog upravljanja organizacijom. Organizacija koja razumije da je osobni integritet, zadovoljstvo i jasnoća uloge pojedinca presudna, organizacija je koja je na sigurnom putu ka izvrsnosti.

Više o strateškom programu za razvoj do platforme za unapređenje organizacijskih procesa na:

14. KONTROLING KONFERENCIJA: Procesni kontroling, 26.05.2023.