Redizajn poslovnih procesa u Atlantic Grupi

Siniša Resanović, FCCA, Izvršni direktor Centralnih financija i Korporativnog kontrolinga u Atlantic Grupa d.d., u kratkom intervjuu predstavio je Redizajn poslovnih procesa u Atlantic Grupi, a o ovoj temi će detaljnije biti govora na:

14. KONTROLING KONFERENCIJA: Procesni kontroling, 26.05.2023.

1. Koje su glavne prednosti provođenja projekta redizajna poslovnih procesa?

Prednosti su višestruke, ali ovise o kontekstu. Npr. Atlantic grupa je rasla kroz brojne akvizicije pa je procesna slika u jednom trenutku bila vrlo heterogena. To nam je izazvalo dosta poteškoća s obzirom da ključne procese nastojimo sagledavati na E2E razini, a da ne spominjem implementacije globalnih sustava. Rekao bih da je redizajn poslovnih procesa posebno bitan za multinacionalne kompanije koje su, poput nas, diferencirane u pogledu djelatnosti, kategorija i tržišta. Naravno, svaki redizajn poslovnih procesa je dobar ukoliko vodi ka optimalnom i efikasnom procesu, ali moguće je da manje i manje kompleksne kompanije vide manje prednosti od nas.

2. Koju praksu standardizacije procesa preporučujete iz vlastitog iskustva?

Naše je iskustvo uključivalo strukturirani projekt, vođen od strane iskusnih konzultanata. Naš je cilj bio kreirati buduće poslovne procese temeljene na najboljoj industrijskoj praksi i za tu svrhu smo u projekt uključili naše najveće eksperte iz svih poslovnih područja – kako vlasnike procesa, tako i ključne korisnike. Projekt je pokrio sve ključne procese Atlantic grupe. Od početka smo se fokusirali na buduće procese i razgovarali smo o njihovom utjecaju na naše poslovanje. Manje smo se opterećivali postojećom situacijom, eventualno kroz gap-ove tj. razlike između postojećih i budućih procesa. Na kraju smo kroz veliki broj radionica došli do procesne slike kakvu svi želimo. To je bio zajednički uspjeh cijelog tima.

3. Koji su po Vama glavni izazovi kod projekta redizajna poslovnih procesa?

Postoji dosta izazova. Tim se npr. može previše fokusirati zadržavanje postojećih načina rada i na taj način prenijeti određene neefikasnosti u nove procese. Mnogi se timovi opiru promjeni i ne vide prednosti redizajna procesa. Također, rizik je da novi procesi ne budu prihvaćeni od strane linijske organizacije i da ih zaposlenici vide kao nametnute. Nadalje, promjene u procesima ponekad povlače za sobom i određene organizacijske promjene, što može biti opterećujuće prilikom redizajna poslovnih procesa.

4. Na što treba obratiti posebnu pažnju prilikom implementacije odnosno unaprjeđenja poslovnih procesa?

Bitno je da su procesi transparentni, tj. da su dokumentirani u smislu prikaza procesnih koraka i procesnih rola. Također, bitno je da se procesi sagledavaju na E2E razini, a ne unutar pojedinih organizacijskih silosa. Isto tako, potrebno je kreirati procesnu organizaciju – vlasnike procesa, tijela odlučivanja itd. Ovo zadnje je poseban izazov s obzirom da najčešće govorimo o matričnoj kompanijskoj organizaciji. Zato je potrebna velika podrška Uprave, kao i kod svake velike promjene. Osim toga, potrebno je napraviti nekakav plan implementacije novih procesa koji će dati odgovore na pitanja „kroz koje sustave i na koji način to mislimo provesti?“. Redizajn poslovnih procesa obično je ishodišna točka za sve buduće implementacije globalnih rješenja.

5. Kako osigurati održivost izvrsnosti redizajniranih poslovnih procesa?

Bitno je da u kompaniji zaživi procesna organizacija. Na taj način svaki proces ima svojeg vlasnika i ključne korisnike. Ti ljudi najbolje poznaju proces, prate ga putem raznih pokazatelja, uočavaju neefikasnosti i po potrebi predlažu promjene. Ti ljudi su najbitniji sudionici budućih projekata implementacije globalnih rješenja kao i projekata akvizicije i integracije novih kompanija. Takva je organizacija ujedno čuvar globalnih procesa, pokretač promjene i promotor, a samim time i garancija zadržavanja izvrsnosti poslovnih procesa.

Više o redizajnu poslovnih procesa na:

14. KONTROLING KONFERENCIJA: Procesni kontroling, 26.05.2023.