Prezentacijske vještine kod menadžerskog izvještavanja

Dr. sc. Boris Balent, Edukacijski trener Poslovne učinkovitosti za prezentacijske vještine, u kratkom intervjuu predstavio je Prezentacijske vještine kod menadžerskog izvještavanja, a o ovoj temi će detaljnije biti govora na:

4. MENADŽERSKA KONFERENCIJA: Menadžersko izvještavanje, 21.11.2023.

S obzirom da se u suvremenim poslovno-informacijskim sustavima može velikom broju zainteresiranih strana osigurati dostupnost izvještaji u zahtijevenoj formi, što je opravdanje za njihovo prezentiranje?  

Prezentacija je mnogo više od samog prenošenja informacija, odnosno prenošenje informacija je samo jedan od ciljeva prezentacije, često puta čak ne i onaj najbitniji. Način na koji je nešto prezentirano oduvijek je bilo bitno, no kod novih generacija postaje još bitnije budući da upravo taj segment u obilju dostupnih informacija i sve kraćeg raspona pažnje često čini razliku. Iz tog razloga uspješni lideri 21. stoljeća ujedno su i uspješni pripovjedači. Andrew Leight je rekao: “Ako sve što želite reći može stati na papir, onda se ne morate pojaviti. Pošaljite izvještaj”. Znajući naravno da se mnogo toga ne može prenijeti preko papira ili poslovno-informacijskih sustava, jer potreba za ljudskim kontaktom je još uvijek jedna od vrlo snažnih ljudskih potreba, te jedno od iznimno moćnih alata za motiviranje i poticanje na promjene. Taj segment prezentacije je teško zamjenjiv nekim drugim oblikom prenošenja ideja.

Koji su glavni elementi dobro strukturirane prezentacije menadžerskog izvještaja?

Kvalitetna prezentacija svakako bi trebala imati svoju strukturu, što je često glavni nedostatak loših prezentacija. Naime, sadržaj, dobra struktura i organizacija su najvažniji dio prezentacije, dok su pomoćna sredstava samo dodatak odnosno šlag na tortu. Ugrubo, prezentacija bi se trebala sastojati od uvodnog dijela kojim pripremama i pridobivamo publiku za primanje željene poruke svojevrsnim “bacanjem mamca”, te kratko predstavljamo sadržaj prezentacije. Glavni cilj pritom je objasniti zašto je tema bitna za publiku kojoj je namijenjena. Nakon toga slijedi središnji dio u kojem se iznosi glavna ideja i taj dio zapravo predstavlja glavni cilj cjelokupne prezentacije. Na kraju dolazi završni dio u kojem provjeravamo je li publika primila i razumjela poruku, te sažimamo ključne poruke, odnosno ponovno “bacamo mamac” kako bi se glavna ideja prezentacije zadržala kod publike. Ovaj dio je također vrlo bitan s aspekta motiviranja publike na aktivaciju, bilo u vidu same akcije, bilo u vidu promjene nekog uvjerenja ili stanja.

Kako prezentirati menadžerski izvještaj i oduševiti publiku?

Prilikom pripreme prezentacije najprije si trebamo postaviti jednostavno (no toliko često zanemareno) pitanje koje glasi: Koji su mi glavni ciljevi prezentacije? Naime, ovisno o tome koji su nam dominantni ciljevi, kvalitetan prezenter priprema i organizira svoju prezentaciju. Na kraju prezentacije trebali bismo evaluirati postavljene ciljeve, odnosno procijeniti u kojoj mjeri smo ih uspjeli postići. Iako nije svaki cilj podjednako važan za svaku prezentaciju, generalno ljudi vole čuti nešto korisno, zanimljivo, važno, a često u određenoj mjeri i nešto zabavno. Rekao bi najprije struktura, jasnoća i važnost informacija, a nakon toga entuzijazam kojim se na neverbalnoj razini drži fokus publike, te se šalje poruka da prezenter vjeruje u ono što priča.

Postoje li jedinstveni kriteriji odnosno pokazatelji prema kojima se može ocijeniti (ne)uspješna prezentacija?

Budući da je prezentacija namijenjena publici, zapravo je publika ta koja nam je najbolja povratna informacija. No valja biti oprezan jer nas zatvorenija publika može temeljem ovog kriterija navesti i na pogrešan zaključak. Neki od znakova koji nam mogu biti korisni, a vezani su za reakciju publike, svakako su: zadržavanje fokusa publike, njihova uključenost u rasprave, postavljanje pitanja, te u konačnici i to jesmo li dobili poneku pohvalu nakon prezentacije. Drugi također vrlo bitan kriterij je evaluacija postignuća ciljeva koje smo si zadali prilikom pripreme prezentacije.

Koje su najčešće pogreške prilikom prezentiranja i kako ih izbjeći?

Prva najčešća greška, kao što smo već napomenuli, svakako je nepripremljenost koja se očituje u nedostatku strukture i jasnog cilja prezentiranja. Uz to, druga česta greška je pretjerani fokus prezentera na to kako nešto govori, zanemarujući pritom što govori, odnosno sadržaj. Također mnogi loši prezenteri zanemaruju publiku, te imamo osjećaj da se više obraćaju sebi, nego publici. Pretjerana briga o dojmu također može negativno utjecati na prezentaciju odnosno entuzijazam koji prezenter pokazuje, dovodeći po povišene treme, čime se može narušiti dojam sigurnosti u ono što prezentiramo.

Najbolji načini da se navedene greške izbjegnu su kvalitetna priprema strukture, te vježba, vježba i još malo vježbe. Treninzi prezentacijskih vještina pokazali su se vrlo korisnima budući da se kroz njih polaznike uči kako strukturirati prezentaciju, a na licu mjesta također uvježbavaju svoju izvedbu uz konstruktivnu povratnu informaciju, koju nažalost rijetko dobivamo u situacijama poslovnog prezentiranja.

Više o temi Prezentacijske vještine kod menadžerskog izvještavanja na:

4. MENADŽERSKA KONFERENCIJA: Menadžersko izvještavanje, 21.11.2023.