Power BI – vizualizacija i izvještavanje

Anastazija Crnković, MBA, Edukacijski trener Poslovne učinkovitosti za Power BI, u kratkom intervjuu predstavila je Power BI – vizualizacija i izvještavanje, a o ovoj temi će detaljnije biti govora na:

4. MENADŽERSKA KONFERENCIJA: Menadžersko izvještavanje, 21.11.2023.

Kako vidite značaj vizualizacije kod menadžerskih izvještaja?

Vizualizacija predstavlja finalni korak u procesu izrade izvještaja u kojem podatke s izvora ponovno revitaliziramo i prikazujemo na način da poruka koju nose bude jasna i pregledna. U tome nam pomažu razni vizualni predlošci koji dodatno naglašavaju željenu informaciju. Naime, podaci na izvoru nisu agregirani, vrlo su detaljni, ponekad neadekvatno formatirani i zahtijevaju dodatne transformacijske korake kako bi se s njima moglo dalje upravljati. Izvještaje koji se kreiraju čitaju djelatnici na različitim razinama odgovornosti i različitih profila razumijevanja. Stoga je izuzetno važno poznavati publiku koju čine korisnici izvještaja i izvještaje prilagoditi njima. Često kreatori izvještaja upadaju u zamku vlastitih želja da pokažu svoje izvještajne vještine, no u kreaciji izvještaja to nije primarni cilj. Primarni cilj je omogućiti da korisnici izvještaja jasno pročitaju podatke s izvještaja i da ih mogu koristiti za kvalitetnije upravljanje svojim poslovnim zadacima. Ponekad to znači da je dovoljno koristiti vrlo jednostavne prikaze, a ponekad da treba izraditi kompleksnije vizuale s višestrukim interakcijama s detaljnijim prikazima. Izvještaj je temelj odlučivanja svake organizacije koja se pri odlukama želi orijentirati na činjenice i argumente.

Koji su najvažniji procesni koraci kod profesionalne vizualizacije?

Najvažniji procesni koraci događaju se prije same izrade vizuala, a to su: čišćenje, grupiranje, formatiranje i ostali transformacijski koraci koji trebaju osigurati točnost i čistoću podataka. Nakon toga slijedi proces agregiranja podataka kako bi se osigurala optimizacija izvještaja. Nakon toga slijedi korak izrade modela tj. povezivanje tablica po adekvatnom ključu i širenje mogućnosti promatranja podataka iz različitih perspektiva. U tome nam pomažu dodatne dimenzijske tablice u kojima se nalaze dodatni opisi dimenzija koje promatramo u nekom izvještaju. Primjerice, na taj način omogućuje se promatranje trendova po više različitih dimenzija, možemo promatrati trend po vrsti proizvoda, po porijeklu, po prodajnom kanalu, po organizacijskoj jedinici i tako dalje. Na taj način omogućuje se uočavanje mikro-trendova koje nam otvara prostor za poslovnu intervenciju. Konačno, završni procesni korak o kojem treba posebno voditi računa jest odabira adekvatnog vizualnog predloška koji će jasno prenijeti i dočarati željenu informaciju korisnicima izvještaja. 

Koje su glavne korisnosti koje se postižu upotrebom alata za vizualizaciju odnosno izvještavanje?

Alati za vizualizaciju podataka pojavili su se kao odgovor na izazove s kojima se kreatori izvještaja susreću. Neki od izazova su: prevelika količina podataka, ponavljajuće ručne radnje prilikom osvježavanja izvještaja, ograničena fleksibilnost u prikazu podataka, puno ručnog rada koji nosi rizik od pogreške i slično. 

Moderni alati za vizualizaciju podataka stoga omogućuju puno veći kapacitet podataka, automatizaciju ponavljajućih radnji, interaktivno izvještavanje i fleksibilnost u prikazu podataka po različitim dimenzijama ali i različitim stupnjevima agregacije, atraktivnost vizuala i intuitivnu navigaciju kroz izvještaj.   

Zašto je Power BI posebniji od drugih alata koji se također koriste za vizualizaciju i izvještavanje?

Svaka organizacija ima mogućnost odabrati alat koji na najbolji mogući način odgovara njezinim potrebama. Pri tome nema univerzalnog rješenja za sve korisnike. Power BI je alat koji je iskočio po popularnosti zbog više pozitivnih karakteristika. S obzirom da, u velikom dijelu kreatori izvještaja prelaze iz Excela u jedan od modernijih alata, Power BI se pokazao kao intuitivan sljedeći korak. Sam rad u alatu i jezik koji se koristi za kreiranje sintaksi, intuitivan je svima koji su ranije koristili Excel. Alat se može potpuno besplatno instalirati što omogućuje "besplatno" vježbanje u fazi učenja, a tek kasnije kada se kreiraju prvi modeli i izvještaji potrebno je nabaviti licencu. Nadalje, alat pokriva sve ključne korake koji su potrebni u procesu izrade izvještaja i omogućuje učitavanje podataka s izvora u izvornom obliku, transformacijske korake nad izvornim podacima i automatizaciju istih, modeliranje i konačno atraktivnu interaktivnu vizualizaciju. 

U kojem smjeru predviđate da će se u budućnosti razvijati vizualizacija i menadžersko izvještavanje?

Aktualno doba obilježeno je brzim promjenama s posebnim fokusom na podatke. Danas je svima jasno da podaci u sebi kriju nemjerljiv potencijal za razvoj poslovanja. Danas izvještavanje više nije posao kojeg obavlja jedan ili dva odjela, danas gotovo svi odjeli izrađuju izvještaje. Upravo su se kao odgovor na te poslovne trendove pojavili moderni alati koji omogućuju ne-programerima da programiraju, intuitivno učenje i otvaranje vrata u svijet podataka. Naravno, tu treba biti i posebno oprezan jer greške u izvještajima su ponekad gora opcije nego biti bez izvještaja. Zato je izuzetno važno educirati se kako bi se izvještaji kreirali na ispravan način. Trendovi ukazuju kako će razumijevanje podataka, analitičnost i kritičnost biti ključne vještine potrebne za kvalitetno rukovanje s podacima, a samim time i za kvalitetno poslovanje općenito. Poseban značaj vidim u cjeloživotnom obrazovanju, praćenju aktualnih zbivanja i uočavanje trendova. 

Više o temi Power BI – vizualizacija i izvještavanje na:

4. MENADŽERSKA KONFERENCIJA: Menadžersko izvještavanje, 21.11.2023.