[NAJBOLJI KONTROLER 2018] Transformacija izvještavanja u Grupi Podravka korištenjem Microsoft Power BI

► POČETNO STANJE

Izvještajni sustav počivao je na SAP-ovim programskim rješenjima i obradi podataka u Excel-u. Na raspolaganju postoji velika količina podataka koju treba obraditi i prezentirati u user-friendly formatu.
Vrijeme i trud uloženi u kreiranje informacije iz podataka bili su od velikog zanačaja. Obrada podataka u Excelu – usprkos korištenju kompleksnih formula i VBA, količina podatka je usporavala sustav.
Dnevni automatizirani izvještaji razvijeni u SAP Business Objects (SAP BO) alatu imali su zahtjevno održavanje, izvještaji su statični i kreirani tako da pokrivaju širok opseg informacija. Velika procesna i kadrovska transformacija Kontrolinga nastupila je u kompaniji.
 

► NOVOPOSTIGNUTO STANJE

Pokrenuta optimizacija i automatizacija procesa izvještavanja korištenjem naprednih IT rješenja. Potrebno je bilo povećati internu efikasnost Kontrolinga te povećati efektivnost outputa Kontrolinga. Unapređenje kroz smanjenje operativnog posla obrade podataka, kako bi se omogućilo više vremena za analizu - kao platforma odabran je Microsoft Power BI. Definiran je timeline pripremnih radnji i lansiranja izvještaja na novoj platformi. Kao prva faza definirana je digitalizacija izvještaja o prodaji.
 

► INOVATIVNOST ODNOSNO POSEBNOST IMPLEMENTIRANOG RJEŠENJA

Smanjena kompleksnost izvještajnih sustava te povećana dostupnost informacija. Dashboard čini značajnu količinu informacija dostupnima doslovno na klik ili dodir mobitela. Približio je informacije korisnicima – u dobro prilagođenim Power BI izvještajima informacije su strukturirano i transparentnije prikazane. Dinamični naslovi izvještaja, tablica i grafikona korisnicima jasno daju do znanja što je u kojem trenutku prikazano u izvještajima. Power BI nudi veliku mogućnost personalizacije izvještaja. Za razvoj korišteni isključivo interni resursi – nisu angažirani konzultanti te su sva rješenja in-house. Izvještaj se kontinuirano nadograđuje usporedno s razvojem funkcionalnosti od strane Microsofta.

► UTJECAJ IMPLEMENTIRANOG RJEŠENJA NA SADRŽAJ, ORGANIZACIJU, PROCESE I INSTRUMENTE KONTROLINGA

Dashboard je omogućio drugačiju alokaciju aktivnosti unutar Kontrolinga. Ne zahtjeva dodatne aktivnosti za održavanje izvještaja – nadovezuje se na postojeće procese i aktivnosti Kontrolinga. Dashboard je zamijenio postojeće statične PDF i Excel izvještaje. Eliminirana je potreba za parcijalnom izradom prezentacija. Kontinuirano se održavaju edukacije korisnika o korištenju izvještaja i novih funkcionalnosti – feedback korisnika koristi se za poboljšanje korisničkog iskustva. Baza podataka i tehničko rješenje u pozadini temelj su za trenutno izvještavanje managementa i za buduće operativno izvještavanje u raznim funkcijama organizacije. 
 

► BOLJA EFIKASNOST KONTROLINGA I BRŽE DONOŠENJE POSLOVNIH ODLUKA

Kontroling je postao agilniji – bolji je partner ostatku organizacije. Manje se vremena troši na izvještavanje – više aktivnosti usmjereno je na analize. Aktualni podaci i analize dostupne su korisnicima u svakom trenutku neovisno o tome spajaju li se s računala ili mobitela. Pruža interaktivnost koja nedostaje statičnim prezentacijskim alatima. Analize i poslovne odluke korištenjem alata donose se lakše i brže dok su prezentacije i analize rezultata postale interaktivnije. Lansiranjem novih izvještaja utjecaj na rezultat poslovanja biti će još i veći.
 

Jurica Štimac, Podravka d.d.
Najbolji kontroler - The Best Controller 2018