[NAJBOLJI KONTROLER 2017] Automatizacija dugoročnog planiranja kroz grupnu platformu i redizajn postojećeg forecast 1 procesa

Početno stanje    

U Atlantic Grupi se planiranje radi dva puta godišnje. Do kraja 2016. godine proces planiranja je uključivao izradu forecasta 1, forecasta 2 i godišnjeg plana. Sve se odrađivalo po bottom up principu za pozicije prodaje i marketinga i to na način da su članice Grupe međusobno potpuno usklađene na svim intragrupnim pozicijama koje planiraju. Iako Grupa koristi korporativnu platformu za planiranje (Cognos TM1) uočeno je da se dosta vremena posvećuje planskom procesu na operativnoj razini tijekom godine te da postoji određen prostor za njegovo poboljšanje. 
Odlučeno je da se uvedu određene promjene tijekom planiranja u 2017. godini koje su se trebale implementirati kroz dva glavna projektna zadataka:

• Redizajn postojećeg forecast 1 procesa;
• Automatizacija procesa dugoročnog planiranja.

Redizajn postojećeg forecast 1 procesa je podrazumijevao promjenu pristupa planiranju  na način da Grupa pređe sa bottom-up-a na top-down planiranje. Sam redizajn je imao dva cilja;  skratiti forecastiranje u prvoj polovici godine te osigurati adekvatnu podlogu za izradu strateških/dugoročnih planova.
Automatizacija procesa dugoročnog planiranja trebala je zamijeniti postojeće excel modele koji su se do tada izrađivali u Grupi za pojedina poslovna područja. Ideja je bila osigurati jedno centralno mjesto za izradu strateških planova svih članica Grupe na način da je proces izrade strateških planova maksimalno integriran sa ostalim planskim i izvještajnim alatima u Grupi.

Do kraja 2016. godine dugoročno planiranje se radilo isključivo u excel-u. Osim svima poznatih nedostataka koje proces u excel-u nosi (ručna priprema svih podataka koji su potrebni za izradu plana, mogućnost ručnih grešaka, nekoliko verzija planova koje se šalju mail-ovima, spremaju na folderima..), sama izrada strateških planova je bila poprilično decentralizirana. Svako poslovno područje je izrađivalo strateški plan za sebe, a konsolidacija je ručno rađena samo za glavne kpi-eve. Prava sistemska integracija sa tekućim procesima planiranja (forecast 1, forecast 2 i godišnji plan) nije postojala.

Nakon sastanka s konzultantima, zaključeno je da se alat za strateško planiranje može  razviti na postojećoj IBM Cognos TM1 platformi (enterprise planning software). Postojeća platforma se već koristila za planske procese forecast-a i budget-a ali je bila razvijena za planiranje po bottom-up principu. Stoga se, sukladno izrađenoj specifikaciji, razvoj alata za novi redizajnirani proces forecasta 1 i strateškog planiranja trebao odraditi kroz potpuno novi modul na TM1 platformi. S obzirom da je platforma trebala biti u upotrebi u 4. mjesecu 2017. godine, bili su potrebni izraziti napori konzultanata i kontrolinga kako bi se u kratko vrijeme dostavio potpuno funkcionalan i testiran, novi model za planiranje.
Tijekom razvoja potpuno novog modela, odlučeno je da je  najefikasnije iskoristiti stari, složeniji model za planiranje, uzeti ga kao predložak modela te na njemu odraditi potrebne preinake u cilju simplifikacije unosa planskih podataka i ubrzavanja planskog procesa. Iskorištavanje starog modela je značilo skraćivanje vremena za razvoj te nije postojala potreba za upoznavanje korisnika TM1 platforme s potpuno novim alatom za planiranje. Nakon zelenog svjetla nadređenih napravljena je finalna specifikacija  modela za novi forecast 1 proces i podršku strateškom planiranju.

Novopostignuto stanje

Razvijen je novi model za podršku strateškom planiranju, koji je ujedno uključivao redizajnirani proces forecasta 1. Novi model u odnosu na tekuće razvijeni bottom up model:

• podržava proces strateškog planiranja,
• skratio je broj radnih procesa u alatu,
• pojednostavio radne procese,
• pojednostavio administraciju alata,
• podržava plan na višoj prodajnoj hijerarhijskoj razini,
• omogućava planiranje po mjestima troška koje do sad nije bilo razvijeno na postojećoj platformi,
• olakšava odrađivanje potencijalnih iteracija.

U kontekstu dugoročnog planiranja postignut je napredak u sljedećem:

• excel je zamijenjen naprednim analitičkim alatom za planiranje (Cognos TM1),
• podloge za dugoročno planiranje ne treba ručno pripremati jer podaci postoje u alatu,
• automatski se konsolidiraju dugoročni planovi svih poslovnih područja u Grupi a konsolidacija se radi za sve pozicije koje se planiraju,
• proces je centraliziran i standardiziran, a svi podaci spremljeni na jednom mjestu.

Aktivnosti kontrolinga pri implementaciji rješenja

Tijekom razvoja alata, kontroling je aktivno bio uključen u testiranje razvijenih funkcionalnosti, praćenje projektnih aktivnosti te suradnju s konzultantima.
Nakon razvoja alata bilo je potrebno održati prezentaciju financijskim direktorima, lokalnim kontrolinzima, brand i marketing menadžerima o postavkama novog planskog modela te općenito pretpostavkama novog strateškog planskog procesa.
Prije održavanja samih prezentacija (kojih je bilo ukupno 6), napisane su korisničke upute za novi planski model. Korisničke upute su napisane s ciljem pomoći korisnicima u razumijevanju novog planskog procesa, novog modela za planiranje te razumijevanju potrebnih koraka za odrađivanje procesa u alatu. Korisnicima su također redovito slani e-mailovi sa dodatnim uputama, podsjetnicima te je pružana redovita ''korisnička podrška'' i prije nego je planski proces započeo.

Prezentacije novog planskog procesa i alata za planiranje održane su u 6 navrata. Prva prezentacija je održana financijskim direktorima koji su skupa s korporativnim kontrolingom nositelji planskog procesa. Zatim, tri prezentacije su održane korisnicima koji su već bili upoznati sa starim planskim alatom pa im nije bila potrebna cjelodnevna edukacija, te su održane dvije prezentacije odnosno cjelodnevne edukacije korisnicima koji su novozaposleni te se prvi put susreću s planskim procesom, alatom i TM1. Sveukupno je 98 osoba prisustvovalo prezentaciji planskog procesa. Na prezentacijama je detaljno predstavljen planski proces, dane su upute na koji način pristupiti planskom procesu te je detaljno objašnjena svaka planska forma za unos podataka.

Inovativnost odnosno posebnost implementiranog rješenja

Kao što se može detaljnije pročitati iz opisa novopostignutog stanja, tekući procesi su pojednostavljeni, ubrzani i maksimalno automatizirani. Osim toga, svi Grupni planski procesi, neovisno o pristupu (bottom up ili top down) su potpuno integrirani na jednoj zajedničkoj platformi, samim time standardizirani, a dohvat podataka za njihovu pripremu je maksimalno automatiziran.
Brzina rada je poboljšana a mogućnost ručnih grešaka svedena na minimum čime se povećava efikasnost procesa planiranja. Novim pristupom planiranja dao se veći značaj strateškom planiranju.
Smanjenjem broja korisnika u planskom alatu povećana je kvaliteta pružanja potpore u planiranju od strane Grupe te je podignuta razina kontrole tijeka planskog procesa na razinu pojedinog strateškog poslovnog područja dok se u prijašnjem forecast 1 procesu kontrola odvijanja planskog procesa radila na razini kategorije proizvoda, tržišta te distribucijskog partnera što je iziskivalo puno vremena za samu provjeru. Smanjen je broj unosnih mjera kako bi se što više smanjile pogreške unosa podataka. Razvijena je i nova planska forma za planiranje mjesta troška koja do tada nije postojala kako bi svaka pojedina odgovorna osoba za određeno mjesto troška imala kontrolu nad svojim troškovima.
Razvoj novog planskog modela omogućio je kontrolingu Grupe jednostavniju administraciju i kontrolu planskog procesa. S obzirom na skraćivanje aktivnosti potrebnih za administraciju i praćenje tijeka planskog procesa kontroler je efikasniji  i paralelno sa podrškom planskom procesu može više vremena posvetiti analizi podataka te odrađivanju ostalih operativnih zadataka u svom odjelu, kao što je redovno izvještavanje u zadanim rokovima.

Utjecaj implementiranog rješenja na rezultate poslovanja

S obzirom da se radi o poslovnom procesu unutar kompanije bilo je bitno da se novim, redizajniranim modelom što više pojednostavi planski proces dugoročnog strateškog planiranja i forecasta 1 te pruži podrška istom. Novi model planskog procesa treba osigurati da se planiranje odradi u zadanom roku te da se dobiju kvalitetni, točni podaci bez mnogobrojnih iteracija.

Marija Rečić, Atlantic Grupa
Najbolji kontroler - The Best Controller 2017