Upravljanje ostvarenom vrijednosti

Kako stojimo s projektom?

Tijekom provedbe projekta, voditelja projekta, ali i ostale učesnike često pitaju, pitanja poput: „Kakav je status projekta?“, „Hoće li projekt biti završen na vrijeme?“,“Jesmo li u zaostatku?“, „Je li budžet projekta dovoljan“ i njima slična. Sva ovakva pitanja su i više nego opravdana jer razne dionike, pogotovo one s velikim utjecajem – donositelje odluka i investitore, zanima kako se razvija njihova investicija. Pri odgovaranju na ovakva naizgled jednostavna pitanja, najjednostavnije je pomisliti na dimenziju vremena. Manje iskusni će pomisliti, pogotovo na početku projekta. „Pa što može poći krivo?“. Optimistični će primijetiti: „Ima dovoljno vremena do kraja projekta, pa se sve može popraviti!“. Vrlo često će odgovor biti promatran s pozicije procjene osobe koja odgovor daje, bez suštinskog uporišta u objektivnim činjenicama. Ipak, posebnost projekta je potreba provedbe planirane količine posla kako bi se dobile isporuke koje vode cilju projekta. U kontekstu ispunjenja cilja projekta, praćenje isključivo vremena ne jamči niti pravovremen niti uspješan završetak projekta. Također, osim samog mjerenja protoka vremena, nameće se pitanje kako pratiti i druge veličine o kojima ovisi uspjeh projekta. Stoga je potrebno organizirati praćenje provedbe projekta koje će omogućiti suštinske informacije o stupnju završenosti projekta.
Uspješan projektni kontroling uključuje promatranje svih bitnih dimenzija projekta: opseg, troškove i vrijeme.
Projektni kontroler mora moći pružiti u svakom trenutku informaciju o stupnju završenosti u kojem se nalazi njegov projekt. I vrlo važno: informacije o stupnju završenosti mora biti proizvedena objektivnom metodom, a ne biti proizvod uvjerenja ili pak trenutne inspiracije osobe koje daje informaciju.

Tradicionalni pristup

Tradicionalni model praćenja napretka projekta promatra jednu dimenziju. Prva je vrijeme, pri čemu se vrlo često podrazumijeva ili jednostavno ne uzima u obzir, ono što je važnije, a to je projektni posao. U okviru vremena, često se promatra odnos vremena proteklog od početka projekta do dana promatranja i uspoređuje s ukupnim trajanjem. No pri tome se zaboravlja jedna jednostavna činjenica: vrijeme će proći, čak i ako ništa ne radimo u projektu! Drugi pristup u procjeni praćenja projekta prati troškovnu dimenziju. Polazni izvor informacija je budžet projekta, dakle planske financijske veličine se uspoređuju sa stvarno nastalim troškovima. Dinamika planiranih plaćanja u projektu je zasigurno važna radi održavanja likvidnosti i obveza prema izvođačima. U usporedbi s nastalim troškovima dobivamo informacije o stupnju realizacije plana troškova, no izostaju informacije o radu i rezultatima koji su trebali biti postignuti. Štoviše, ukoliko je ostvarena dinamika niža od planirane na dan procjene, može se protumačiti da je projekt „potrošio“ manje od planiranog i da je ostvarena ušteda, što uopće ne mora biti slučaj.

Kako ću kontrolirati napredak projekta?

1.    Izrada opsega projekta
Uspjeh projekta usko je povezan s pažljivim i sustavnim planiranjem. Strukturna raščlamba rada je alat kojim voditelji projekata raspodjeljuju cjelokupan rad u projektu na dijelove kojima se može učinkovito upravljati. Potreba pomnog planiranja projekata je ono što odvaja dobro upravljanje projektima od njegove nesigurne realizacije. Zanemarivanje ovog procesa, u želji da se što prije počne s radom i proizvodnjom rezultat, predstavlja nažalost dobru osnovu za propast mnogih projekata. Radni paketi predstavljaju zaokružene cjeline projekta koje je potrebno provesti kako bi se projekt realizirao. Svaki radni paket dodjeljuje se odgovornoj osobi koja je zadužena za njegovu provedbu.

2.    Određivanje osnovnog rasporeda
Prilikom određivanja rasporeda provedbe projekta, osnovna je ideja provedba zadataka logičkim tijekom. Stoga je važno da voditelj projekta dobro poznaje sadržaj projekta odnosno područje kojim se projekt bavi. Pored poznavanja operativnog poslovanja, u optimiranju redoslijeda radnih paketa primjenjuje se cijeli niz alata (npr. metoda ocjene i revizije programa, metoda kritičnog puta i druge) koje imaju za cilj da se u rad planira u što kraćem vremenskom rasponu. Dobra poslovna praksa nalaže podjelu projektnog rada na manje cjeline, kao i prepoznavanje kontrolnih točaka projekta. Ukoliko postoje, izrađuje se i plan kontrolnih točaka o dostizanju kojih ovisi provedba projekta.

3.    Izrada budžeta radnih paketa
Obilježje radnih paketa kao osnovnih radnih jedinica projekta jest da je projektnom timu jasno što je u radnom paketu potrebno napraviti. Osim isporuka radnog paketa, pri analizi potrebnih koraka procjenjuju se potrebni resursi za provedbu radnog paketa. Upravo je procjena resursa osnova na izradu budžeta radnog paketa.

4.    Izrada proračuna projekta
Nakon razrade pojedinačnih radnih paketa i procjenjivanja budžeta za svaki od njih posebice, projektni kontroler je u mogućnosti sve budžete pojedinačnih radnih paketa agregirati i dobije temeljni plan troškova projekta. Na ovako izračunat temeljni plan, dodaju se upravljačke zalihe i tako se formira budžet projekta.

Kako svi prethodni koraci izgledaju zajedno, ilustrirano je u Slici 1.

Slika 1: Shematski okvirni preduvjeta za provedbu analize dodane vrijednosti
 

Koje koristi imamo od analize ostvarene vrijednosti?

Fokus na bitne veličine projekta
Upravljanje ostvarenom vrijednosti fokusira se na najvažnija projektna ograničenja: rad, troškove i vrijeme. Mogućnost integracije svih tih projektnih ograničenja omogućuje nam fokusiranje na najvažnije veličine projekta. Korištenje ovih pokazatelja, znači razumijevanje međuovisnost projektnih ograničenja.

Odlična komunikacijska podloga
Upravljanje ostvarenom vrijednosti omogućuje praćenje standardiziranih pokazatelja od početka do kraja projekta. Njihovim prikazom na jedinstvenom izvještaju, u svakom trenutku svi zainteresirani mogu vidjeti stanje i smjer kretanja napretka projekta.

Kvanitativna metoda
Ova metoda praćenja projekta se zasniva na stavljanju u međusobni odnos brojčanih veličina. Idealno je stoga mjeriti brojčane veličine koje najprikladnije prikazuju napredak projekta.

Objektivna metoda
Korištenje brojčanih veličina projekta omogućuje da se dobivaju standardni pokazatelji koji prikazuju napredak na objektivan način. Izbjegava se procjenjivanje stupnja završenosti koje počiva na subjektivnoj procjeni te se ocjena napretka projekta provodi prema stvarnim brojčanim veličinama. Time je ova metoda objektivno dokaziva.

Mogućnost prognoze
Osim prikaza statusa, odnosno stanja projekta u sadašnjem trenutku, na osnovu postojećih veličina može se izraditi i prognoza o razvoju projekta. Na osnovu dostupnih podataka, prispjelih do dana provjere, moguće je prognozirati i razvoj napretka u budućnosti!

Kako organizirati praćenja projekta analizom ostvarene vrijednosti?

U praćenju napretka projekta, projektni kontroler prikuplja podatke iz plana projekta, iz izvještaja o napretku projekta i sa sastanaka projektnog tima. Unutar temeljnih planova troškova odnosno unutar budžeta projekta, dostupni su podaci o planiranim troškovima. Iz plana projekta mogu se dobiti podaci o poslu koji je potrebno napraviti. Pored ovih dvaju najvažnijih planskih grupa podataka, tijekom projekta se prikupljanju podaci o izvršenom radu i nastalim troškovima.

Ključne veličine EVM modela su:
•    planirana vrijednost
•    stvarni trošak
•    ostvarena vrijednost
Omjer ovih veličina, apsolutni i relativni, daje informacije o statusu projekta, prikazuje se brojčano, no može se prikazati i grafički što je puno efektnije. Posebnost metode je mogućnost prognoziranja napretka projekta.

Slika 2: Najvažnije dimenzije analize dodane vrijednosti
 a 
Ako želite razumjeti ove veličine i provoditi projektni kontroling pomoću objektivnih, brojčanih i standardnih pokazatelja napretka, prijavite se na seminar Napredno upravljanje projektima koji će se održati 22.-23.10.2020. godine u Zagrebu.

mr. sc. Tonći Jelić