Pet preporuka za uspješne BI projekte

Uvod

Ovisno o konzultiranom izvoru oko 30 – 60 % projekata uvođenja business intelligence (BI) sustava (sustava poslovne inteligencije) ne uspijeva zadovoljiti očekivanja. Postavlja se pitanje kako postaviti projekt da ne samo formalno uspješno završi, već da pruži koristan alat upravi te pomoć u donošenju odluka. Kako se poduzeće treba pravilno organizirati kod projekata uvođenja BI sustava govoriti će na radionici BI projekti. (link)

1. Realna očekivanja od BI sustava
Često je BI predstavljen kao rješenje (gotovo) svih problema u poduzeću. Na taj način nerealistična očekivanja značajno unazade projekt koji još nije niti počeo. To proizlazi iz nepoznavanja materije i nerazumijevanja što točno taj projekt znači za poduzeće. Rješenje toga je zapravo vrlo jednostavno, čak i malo googlanja dovoljno je da se stekne osjećaj što takav projekt može značiti za poduzeće. Literature također za to područje također ne manjka. BI sustav nije čaroban štapić koji rješava probleme koji postoje, štoviše najvjerojatnije da će većinu problema naslijediti i potencirati. Stoga, u BI projekt treba krenuti prvenstveno iz poslovnih potreba koje su jasno prepoznate, imajući jasnu sliku što se od tog projekta točno očekuje, i u kojim će procesima u poduzeću taj sustav kada bude implementiran sudjelovati.

2. Osigurati kvalitetu podataka

U BI projektima sve kreće od podataka s kojima poduzeće raspolaže. Nema tog BI projekta koji će od nekvalitetnih i općenito loših podataka napraviti bilo što upotrebljivo bez značajnih popravaka podataka na izvoru. U slučaju da situacija s podacima nije čista i jasna prije početka projekta, isti ne samo da će propasti, već će imati i općenito negativne povratne posljedice na poduzeće (jer će se loše stanje u podacima na kraju nekome morati pripisati).

Od procesa „data-cleansinga“ također ne treba očekivati posebno čudo. Većina toga se svede da taj proces predstavlja određenu pomoć, ali nije nikako postupak koji podatke samostalno ispravlja. Istina, treba spomenuti da određeni postupci mogu pomoći u procesu čišćenja podataka, no ne znači da će i odraditi taj posao. U početku projekta bez prave analize slučajeva može se steći krivi dojam da svi podaci postoje samo ih je potrebno na pravi način povezati ili slično.

Preporuka je da poduzeće napravi neke osnovne analize kvalitete podataka. Prije početka samog BI projekta treba identificirati glavne probleme i napravi plan ispravaka podataka koje je moguće kroz postojeće IT sustave.

3. Osigurati podršku uprave

Često se ova točka stavlja i kao prva jer je na neki način čvrsta podrška uprave temelj pokretanja projekta uopće. I ta podrška ne smije biti samo deklarativna. Ukoliko uprava nije zainteresirana direktno za ovaj projekt, najvjerojatnije je da će projekt propasti. Projekt konzumira značajne resurse unutar poduzeća čak i ako ga rade konzultanti izvana. Mogući scenarij je odustajanje od projekta ukoliko uprava nije direktno zainteresirana za njegov rezultat čim se vide prvi do tada skriveni problemi.

4. Uložiti trud i vrijeme u pripremu kvalitetnih poslovnih zahtjeva

Slabi, odnosno nedovoljno definirani zahtjevi i nezainteresirani zaposlenici koji bi trebali dati informacije o tome kako bi BI sustav trebao izgledati predstavljaju značajnu opasnost za implementatore. Usprkos zainteresiranosti uprave, osobe na nižim pozicijama ne moraju nužno biti direktno zainteresirane za projekt, naročito jer taj projekt često počinje konzumirati značajnu količinu radnog vremena tih zaposlenika pa ga iz očitih razloga počinju „manje voljeti“. Naime projekt interferira s njihovim redovnim zadacima i predstavlja im teret u svakodnevnom radu. Nedovoljna specifikacija korisničkih zahtjeva ponekad se može kompenzirati s iskusnim implementatorima koji imaju značajan broj BI projekata napravljenih u sličnoj industrijskoj grani. Ipak ne treba zaboraviti da svako poduzeće nosi svoje specifičnosti koje u tom slučaju niti neće biti primijećene, niti ugrađene na adekvatan način u sam BI sustav. Stoga, i prije početka projekta treba biti jasno tko će biti korisnici sustava, koji podaci će se koristiti i koje probleme taj projekt treba riješiti. Prije samog BI projekta poduzeće treba odvojiti vrijeme i resurse te napisati poslovne zahtjeve koji moraju sadržavati jasne opise što se od implementatora očekuje. Preporuka je da se za taj posao angažiraju i neke osobe van poduzeća jer u suprotnom, ljudi koji u poduzeću rade niz godina već određene stvari podrazumijevaju i ne vide potrebu da se posebno navode, a vanjski stručnjak može ukazati na potrebu da se neki elementi poslovnih zahtjeva detaljnije objasne.

5. Odabir kompetentnih osoba u BI projektni tim

Svaki projekt ponekad iziskuje određene odluke. Takve odluke trebaju donijeti oni koji znaju i mogu u poduzeću donijeti za poduzeće i njegovu kompetitivnu poziciju na tržištu važnu odluku. BI alati su aplikacije koje koristi uprava, a o načinu njihovog rada ne može odlučivati nitko drugi već oni sami.

BI projekti, kao i svaki drugi, imaju svoju fazu testiranja. Testiranje nekih operativnih aplikacija najčešće je značajno lakše nego testiranje BI aplikacija. Jedan od najvažnijih razloga je što je način izračuna iznosa u BI sustavima najčešće kompleksan i ima izvore podataka u više IT sustava u poduzeću. Zato je takav broj relativno teško provjeriti i vidjeti je li točan (tj. jesu li postavljeni svi pravi uvjeti). Uzevši to u obzir testiranje rezultata često ne mogu obaviti bilo koji zaposlenici, ponekad radi preširokog pogleda na poslovne rezultate, a ponekad radi prava na aplikacije. Neočekivano za ljude na vodećim pozicijama, proces testiranja je najbolje da provedu sami, dakako uz pomoć podređenih, ali koordinacija testiranja definitivno ostaje njihov zadatak. U tom smislu preporuka je da se za ključne korisnike sustava izaberu osobe koje imaju kompetencije da u svojim poslovnim područjima donesu sve potrebne odluke, i u stanju su kvalitetno voditi testiranje sustava. Po iskustvu, to su najčešće voditelji kontrolinga, direktori ili zamjenici direktora organizacijskih jedinica u poduzeću (prodaja, nabava, financije i sl.).