Lean vizualni management kao alat kontrolinga i financija

Lean management je prepoznat kao najsnažniji menadžerski alat koji se trenutno koristi u svijetu.

Snaga lean-a je u tome što obuhvaća cijelo poduzeće i svi alati lean-a su primjenjivi u svim djelatnostima i svim odjelima poduzeća. Sam po sebi, lean predstavlja pojam vitkog poduzeća, vitkih usluga ili vitkog poduzeća. Pojam vitak znači da se brojnim lean alatima iz poslovanja izbacuje sve ono što opterećuje poslovanje i ne donosi dodanu vrijednost ili ne povećava vrijednost isporučenu kupcu.
Osnovni alati lean-a jesu mapiranje procesa koje se koristi kako bi se snimilo trenutno stanje i odredilo buduće stanje poduzeća, vizualni management kao sredstvo komunikacije, 5S kao alat koji nalaže uvođenje reda u dokumentaciju, arhive i spise te kaizen kao najsnažniji alat koji pruža priliku radnicima da sudjeluju u uvođenju poboljšanja u poduzeću.

Vizualni management je jedan od lean alata kojeg poduzeća implementiraju odmah na početku svog lean putovanja iz više razloga – vrlo jednostavan alat u kojem se koriste općeprihvaćene norme, alat koji ne zahtjeva velika ulaganja, a u isto vrijeme donosi koristi poput poboljšanja komunikacije, izražavanja rezultata poslovanja, ciljeva, bitnih obavijesti, ali i prikaz mjesta gdje se nešto treba nalaziti, gdje odložiti dokumente ili prikaz toka dokumenata.

Primjena vizualnog managementa je izrazito široka – ne samo za podatke i izvještaje koje koriste financije, nego i za izvještaje koje odjeli financija ili kontrolinga pripremaju za ostale odjele. Vizualni management je alat koji pomaže financijašima i nefinancijašima u čitanju izvještaja i uočavanju onoga što je bitno. Jednostavan sustav andona može vrlo lako pomoći prilikom čitanja izvještaja, a ukoliko andon nije prihvatljiv, tada se može koristiti sustav boja (crveno = nezadovoljavajuće, zeleno = zadovoljavajuće), sustav općeprihvaćenih znakova (strelica gore za označavanje rasta prihoda, strelica dolje za označavanje pada prihoda) i brojne druge oznake.
Vrlo česta pojava u financijskom sektoru jest sastanak i prezentacija izvještaja Upravi koju čine članovi raznih profesija. Samo po sebi se nameće pitanje kako kvalitetno prezentirati promjene u financijskim izvještajima kako bi članovi Uprave uočili bitna kretanja. Principi vizualnog managementa u takvim situacijama mogu značajno poboljšati kvalitetu izvještaja koji se predaje Upravi, ali i omogućuje da se u izvještaj uvedu oznake vizualnog managementa koje će članovima Uprave omogućiti lakše čitanje izvještaja.

Također je vrlo česta praksa suradnje odjela financija i prodaje vezano za stanje prihoda, profitne marže, stanje naplate od kupaca te općenito dogovor statusa kupca. Alati vizualnog managementa također mogu olakšati izvještaje koji se izrađuju za odjel prodaje, ali i pomoći u kreiranju budućeg smjera rada odjela prodaje i prodavača u poduzeću. ABC podjela kupaca je vrlo snažan alat koji definira kako raditi sa kupcima, primjerice kupac A kategorije je kupac koji gotovo sve ponude prihvati, izvrši sve odredbe ugovora, izvrši plaćanje u roku valute i slično. Vizualni management pruža mogućnost da se sve kupce A kategorije označi zelenom bojom, kako bi svi prodavači jasno uočili da su kupci A kategorije bitni i da imaju „zeleno svjetlo“. S druge strane, kupci C kategorije će biti označeni crvenom bojom kako bi imali „crveno svjetlo“ za izdavanje novih ponuda jer nisu podmirili sve dugove.

Primjena vizualnog managementa ne mora biti ograničena samo na primjenu u poduzeću.

Između brojnih lean dokumenata, izdvaja se A3 – naziv je dobio po formatu papira na kojem se izrađuje, a koristi se da se na A3 formatu papira prikaže cijela slika stanja projekta. Iako je prvotna primjena A3 dokumenta bila rezervirana samo za kratki, jasan i pregled prikaz stanja projekata u poduzeću, A3 može imati puno širu primjenu ako ga se prilagodi za pregovore sa kupcima i dobavljačima. Ukoliko se A3 dokument organizira na način da se koristi za pregovore sa dobavljačima, tada ga podijelimo na nekoliko bitnih dijelova – povijest suradnje, trenutno stanje i predloženo buduće stanje o kojem se pregovora. Odjeljak povijest suradnje će sadržavati tekstualni dio, grafikone i tablice koje vjerno prikazuju kretanja u suradnji. Trenutno stanje će prikazivati napredak od početka suradnje do sadašnjeg stanja, dok će predloženo buduće stanje opet biti nova tablica i grafikon sa predloženim novim uvjetima suradnje, volumenom nabave, rokovima plaćanja, rokovima isporuke i ostalim bitnim podacima. Također, isti princip je primjenjiv za pregovore sa kupcima. Uključiti se mogu i  kretanja na tržištu u oba izvještaja kako bi se konkretnije dokumentiralo poslovnu suradnju.

 

Mnoga poduzeća rast i razvoj financiraju iz kredita banaka te imaju obavezu izvještavati banke o napretku projekata i ostvarenju plana. Ukoliko se u navedene izvještaje uvedu osnovni principi vizualnog managementa, kreditni odbori i sektori za procjenu rizika će puno jasnije moći steći sliku o pokazateljima i promjenama u poslovanju. Cilj vizualnog managementa je učiniti vidljivim ono što je bitno za poduzeće, ali i za sve uključene strane.
Primjena vizualnog managementa ne mora stati samo na oznakama u izvještajima, svakako se može primijeniti i na redovno funkcioniranje odjela financija. U svim odjelima postoje arhive, mjesta za odlaganje dokumenata, prostori za dokumente na radnim stolovima i slično, te nije uvijek jednostavno pronaći određeni registrator ili ugovor. Ukoliko se u navedeno uvedu principi vizualnog managementa, tada se može svaku policu označiti različitom bojom, primijeniti sustav boja u odabiru registratora (plavo = ulazni računi, zeleno = izlazni računi i sl.), uvesti sustav naljepnica i natpisa što se nalazi u kojoj arhivi, polici ili ladici. Obveznici godišnje revizije učestalo trebaju utrošiti i po nekoliko sati dok revizorskom timu pokažu gdje se što nalazi u arhivi, koje su oznake dokumenata, a nakon što revizori odu iz poduzeća, učestala pojava je da se dokumentacija nalazi na krivom mjestu. Takve pojave vizualni management može vrlo uspješno riješiti ukoliko se uvede sustav boja, sustav oznaka (crte u  različitim bojama na registratorima) i sustav natpisa tada će se u dokumentaciji poduzeća moći uspješno snaći osobe iz poduzeća, ali i vanjski suradnici.

Vrlo čest pojava u odjelima financija jest nejasna raspodjela posla i nemogućnost praćenja statusa radnih zadataka ili projekata.

Uvođenjem jednostavnog vizualnog sustava i kanban kartica za projekte i radne zadatke može se postići vizualizacija koja će dati brz i jednostavan pregled trenutnog stanja, ali isto tako omogućiti jednostavno pokretanje novog zadatka, brzo usmjeravanje pozornosti na zadatke koje treba izvršiti ili se prenose u nove radne dane ili tjedne te isto tako, dati vrlo jasan pogled na izvršene aktivnosti. Ovakav sustav se obično primjenjuje na glavnoj ploči odjela koja se podijeli na tri dijela – novi zadaci, u toku i izvršeno. Budući da je ploča na frekventnom mjestu, vrlo lako je dostupna svima te sve uključene osobe mogu uvijek vidjeti status zadataka, ali isto tako biti vrlo jednostavno obaviješteni kada treba početi sa novim zadatkom ili projektom.

Ukoliko se primjenom drugih lean alata uoči da se u radu konstantno ponavljaju određene greške, tada je vizualni management alat kojim se postižu korektivne akcije i poboljšava kvaliteta rada. Uz kanban sustav, na glavnu ploču se može uključiti i monitor grešaka i na taj način skrenuti pozornost zaposlenicima gdje se javljaju greške i kako ih izbjeći. Vizualni management se ovdje javlja u ulozi korekcije uočenih nepravilnosti u procesu i time se postiže jedan od osnovnih ciljeva vizualnog managementa da poboljšava komunikaciju, prenošenje informacija, ali i poboljšava suradnju.

Prednosti primjene vizualnog managementa su te što se vrlo brzo, uz male troškove ili gotovo bez dodatnih troškova može vrlo lako poboljšati razumijevanje određenih izvještaja, uspostaviti bolja komunikacija, ali i prenijeti bitni podaci bez višesatnih sastanaka i brojnih e-mailova.

O ovome možete više saznati na edukaciji "Lean vizualni management kao alat kontrolinga i financija".

Ana Domitrović, mag. oec.