Four Eyes Control (4EC) princip: primjene u praksi uspostavom točaka kontrole u poslovnim procesima

„Dvije osobe nikad ne vide istu plavu boju.“

Cilj i osnovni koncept 4EC iz ostalih područja ima visoku razinu primjene u kvaliteti rada kontrolera u svakodnevnoj poslovnoj praksi. Jedan je od temeljnih stupova internih kontrola i sprječavanja gomilanja grešaka i stvaranja uskih grla u procesima.

„Four Eyes Control – 4EC“ princip  odnosi se na pristup da najmanje dvoje ljudi mora odobriti aktivnost prije nego se ista nastavi. Ponekad se naziva i “two-person rule”.

Takav pristup osigurava efikasnost procesa, omogućuje brzo i kvalitetno donošenje odluka istovremeno osiguravajući efikasne mehanizme i točke kontrole i monitoring. Također je vid promjene u organizacijskoj kulturi i komunikaciji među odjelima računovodstva i financija i kontrolinga.

Potencijali 4EC u praktičnim primjenama su: računovodstvo, interne kontrole i kontroling i izvještavanje, te su dobra osnova i priprema za digitalizaciju poslovnih procesa.

Što u svojoj suštini predstavlja 4EC, i na što se odražava:

• Dvije osobe minimalno moraju odobriti postupanje, odluku, transakciju, prije provedbe i daljnjeg postupanja
• Kontrolni mehanizam kojim se omogućuje delegiranje, transparentnost, pridruživanje i prihvaćanje odgovornosti za učinjeno (responsibility and accountability)
• 4EC princip omogućava bazu za uvođenje novih poslovnih modela, osobito digitalizaciju poslovnih procesa
• Pristup kroz 4EC princip osigurava efikasnost poslovnog procesa, na način da omogućuje brzo donošenje odluka istovremeno osiguravajući efikasne mehanizme kontrole i monitoringa,
• Kulturološke promjene u poslovanju: izravno se uključuju sve razine zaposlenika u proces i komunikaciju
• Sprječavanje gomilanja grešaka u evidencijama i čistoća podataka
• Otkrivanje, definiranje i otklanjanje uskih grla u tijeku poslovnih procesa
• Kvaliteta povratnih veza i razine pouzdanosti i tumačenja informacije
• Pravovremenost u evidencijama
• Porast kvalitete  u komunikaciji

Svakodnevne rutine pri obradi inputa mogu primjenom 4EC principa biti značajno unaprijeđene. Jasnom definicijom procesa i dodjelom vlasništva nad istim, točke kontrole pri primopredaji inputa, te konverziji inputa u output u daljnjim obradama podataka i informacija postaju manje izložene rizicima pogrešnih evidencija a samim time i raste razina pouzdanosti inputa za kontrolerske izvještaje.

Digitalizacija procesa donosi visoke razine transparentnosti i skraćuje se vrijeme potrebno za uočavanje i reakcije na pogrešku. Kaskadni učinak na ukupnu kvalitetu poslovanja mjerljiv je na kvalitativnom i kvantitativnom području. Skraćivanjem vremena reakcije i povećavanjem pouzdanosti informacije, dobiva se visoka kvaliteta u menadžerskom odlučivanju.

U operativnom poslovanju smanjuje se količina vremena potrebna za obradu dokumentacije, fizičkog dostavljanja dokumentacije među odjelima, potencijalnog gubitka dokumenata i težište se seli na kvalitetu radnog procesa.