Učinkovitost kontrolinga i suradnja s drugim zaposlenicima

Posao kontrolera, osim uz brojeve i papire, usko je povezan s ljudima. Stoga se učinkovitost kontrolinga, velikim dijelom, temelji na uspješnoj suradnji sa zaposlenicima na svim razinama organizacije. Za uspješnu suradnju potrebno je, između ostalog,  imati dobre komunikacijske vještine i vještine motiviranja sebe i drugih.

Već u samom uvođenju kontrolinga dogodit će se otpori i negodovanje zaposlenika na svim razinama, čak i kad žele uvođenje kontrolinga i smatraju ga potrebnim. Promjene same po sebi donose nam nešto nepoznato i novo. Često je potrebno razviti neke nove vještine ili načine rada kako bi se prilagodili na promjenu. Sve to može izazvati neugodne emocije i dovesti do toga da se na različite načine opiremo promjeni. Jedan od načina je ne-suradnja ili djelomična suradnja. U ovim trenucima uspješnost kontrolinga ovisi upravo o vještinama kontrolera da motivira sebe za daljnji napredak.

Prvi korak kako bi se postigla suradnja sa zaposlenicima na svim razinama je da informiramo sve zaposlenike o tome što kontroling jest, čemu služi i koja je korist za organizaciju i zaposlenike osobno, kratkoročno i dugoročno. Važno ih je informirati i o tome koja je njihova uloga i što se od njih očekuje. Ljudi su spremniji na suradnju kada znaju zbog čega nešto rade, koja je njihova uloga i koja je dobit za njih same. Zaposlenike je, vrlo često, potrebno opetovano informirati i nakon što se kontroling uvede kako bi se održala motiviranost za suradnju.

Ovaj korak je jednostavan i većina organizacija ga napravi, a opet praksa pokazuje da vrlo često zaposlenici na svim razinama ne znaju točno što je kontroling i zbog čega su potrebni brojni izvještaji i analize te doživljavaju suradnju s kontrolerima kao dodatni posao koji ih opterećuje.

U ovom koraku važne su komunikacijske vještine i vještine motiviranja drugih. One uključuju prepoznavanje načina na koji naši sugovornici misle, doživljavaju, osjećaju te koje su njihove potrebe, što ih motivira i što ih demotivira. Ova saznanja nam olakšavaju da oblikujemo informacije na način koji će  našim sugovornicima omogućiti da jasno znaju što je kontroling i koja je dobit za organizaciju i njih same zbog postojanja kontrolinga. Hoće li ovo biti dovoljno da ste sigurni da su vaši suradnici dobro informirani o kontrolingu i spremni na suradnju? Jedini način da budete sigurni kako i što su  razumjeli vaši suradnici jest da ih pitate. Koliko često provjerite koje su informacije i na koji način došle do vaših sugovornika? Na temelju ovih informacija moći ćete dalje planirati građenje temelja za suradnju.  Ovo je samo mali isječak na čemu se temelje komunikacijske vještine i vještine motiviranja i kako se praktično mogu primijeniti.

Ponekad svladavanje komunikacijskih vještina i vještina motiviranja drugih djeluje jednostavno, možda čak i nepotrebno, no kada se započne s usvajanjem i usavršavanjem ovih vještina vrlo brzo nastupi demotiviranost. Najčešće se javljaju misli da su te vještine presložene, da ima previše detalja na koje se treba usmjeriti i naravno, da je nerealno da ćemo koristiti ove vještine jer nas ionako pritišću rokovi u poslu. Sve vještine (vožnja autom, korištenje stranih jezika...) zahtijevaju vrijeme da se svladaju i što ih više koristimo to su one sve više automatizirane i zahtijevaju sve manje svjesne namjere da se izvode pa ih sve brže i lakše ih izvodimo.

U poslu kontrolera ove dvije vještine osnovni su alati u radu s ljudima i što je njihova razvijenost veća  to je dio posla usmjeren na ljude uspješniji i s manje stresa. Budući da su temelj svake organizacije ljudi učinkovitost kontrolinga uvelike ovisi upravo o ovim vještinama.

Renata Kostić, prof.