Izazov prezentiranja u kontrolingu

U suvremenom poslovnom okruženju uspjeh se postiže ne samo rezultatima napornog rada nego i sposobnošću njihovog prezentiranja. Kad nešto prodajemo, sklapamo poslovne ugovore, branimo vlastite zamisli, podnosimo izvješća, mi zapravo prezentiramo. Prezentiramo sebe, svoje ideje, rezultate svog rada, svoju kompaniju. Jedan od zadataka svakog kontrolera jest prezentacija izvještaja. 

Strah od javnog nastupa danas je jedan od najzastupljenijih strahova. Ubrzano lupanje srca, znojenje dlanova, drhtanje glasa; rijetki su oni sretnici, koji ne poznaju ove simptome. Srećom, uz dobru pripremu, učestalo ponavljanje i korištenje tehnika čak i oni koji nisu „rođeni“ prezentatori mogu postići zadovoljavajuće uspjehe. Najvažniji zadatak prezentatora je pridobiti publiku za svoju ideju, a taj proces počinje već kad i sama priprema prezentacije.

Prvi korak predstavlja promišljanje o cilju koji se želi postići. Kako bi se pridobila i najzahtjevnija publika potrebno je, unaprijed se pitati, tko ju sačinjava i pokušati pretpostaviti, koja su njena očekivanja. Važno je imati na umu, da prosječan slušatelj ne može zapamtiti sve podatke, koje čuje za vrijeme jedne prezentacije, stoga je poželjno, ograničiti se na najvažnije činjenice; dijelove izvještaja i pokazatelje, koje bi slušatelj svakako trebao čuti i zapamtiti te upravo njih naglasiti i ponoviti više puta tijekom izlaganja.

U publici će se svakako naći različite osobe koje imaju različite sklonosti i različite mogućnosti pamćenja sadržaja. Neki od njih bolje razumiju i lakše pamte ono što vide na slajdovima ili u dodatnim materijalima, drugi ono što čuju od prezentatora, dok će neki vjerojatno imati potrebu promisliti ili prodiskutirati sadržaje o kojima je riječ. Kako bi se zadovoljila sva njihova čula i osiguralo što bolje usvajanje prezentiranih sadržaja preporučuje se upotreba slajdova i dodatnih materijala, poput isprintanih tablica i dijelova izvještaja, naglašavanje i korištenje jasnih rečenica te izrada dobre strukture sadržaja koji se prenosi. Ispričajte im – neka čuju, pokažite im na slajdu – neka vide, pozovite ih na diskusiju – neka promisle!

Prezentacija ne bi trebala biti preduga, ali ni prekratka, trebala bi biti jednostavna i jasna te dati odgovore na osnovna pitanje koja bi se mogla javiti kod publike. Kako bi dali što potpuniju informaciju, novinari se kod pisanja izvještaja i članaka vode pitanjima: tko?, što?, kad?, gdje?, zašto?. Zašto ne kod izrade prezentacije kontroler ne bi iskoristio ista ta pitanja i zadovoljiti znatiželju publike?

Tijekom prezentacije odvija se između prezentatora i publike proces komunikacije u kojem je cilj postići što viši stupanj razumijevanja. I u svakodnevnom životu i u komunikaciji s bliskim ljudima svjesni smo vrlo čestog nerazumijevanja ili krivih interpretacija onoga što je izrečeno, a kad je komunikacija jednostrana kao u slučaju prezentiranja možemo zamisliti kolika mogu biti odstupanja u razumijevanju od izrečenoga. Stoga bi bilo korisno, kroz postavljanje ciljanih pitanja publici provjeriti, podudara li se njihova predodžba onoga što smo im željeli prenijeti  prezentirajući s našom.

Od ideje do prezentacije put je pun kreativnih rješenja, koristite Vašu maštu, vodite se pretpostavkama o tome, što bi zanimalo Vašu publiku, razmislite o tome, što ćete naglasiti, kad ćete rezimirati, koje ćete pitanje postaviti publici, što ćete im sugerirati ili ih zamoliti.
I uživajte u prezentiranju!

Renata Fijan, prof.