Kontroling u proizvodnji: Priprema za budućnost

Kontroling proizvodnje: Prevladajmo pesimistično okruženje, pripremimo se sada za vremena koja neće biti tako teška i besperspektivna!

Sve što se događa u kontrolingu svodi se na spremnost i vještinu uprava i zaposlenih u kontrolingu da nauče služiti se alatima i prikupljati potrebne podatke te koristiti rezultate, ako ih ocijene realnima. To još uvijek ne garantira uspjeh – test naših prosudbi (surova) je poslovna stvarnost, koja se ponaša po najsloženijim pravilima. Na ishod poslovanja poduzeća srednje veličine djeluje barem tisuću varijabli, a na ona veća i desetine tisuća. Neke su pozitivne, druge negativne, neke su vrlo izvjesne, druge malo vjerojatne... Najmanje je onih koje donose dobitak „na prvu loptu“, a puno više onih koje donose rizike, teško ih je predvidjeti, iskazati ili simulirati. Umijeće je kontrolera odabrati ono najvažnije i s relativno visokom dozom vjerojatnosti predvidjeti određeni rezultat stalno povezujući „mikro“ i „makro“. I kada dođemo do rezultata opet nismo sigurni u uspjeh, da li smo precijenili svoje sposobnosti, a podcijenili opasnosti, ili obrnuto? Dobar kontroler, poput vjernog sluge, a ponekad i „đavoljeg advokata“, slijedi menadžera kroz „bespuća beskrajne doline poduzetničkih ideja“. Svi traže prolaz kroz tjesnac globalnog tržišta. Ne znamo koji je sljedeći korak naših kupaca, dobavljača, konkurenata, banaka, državne administracije,... Gužva je sve veća! Svjetska ekonomija tektonski se preslaguje.

Naša mala Hrvatska strpljivo kuca na vrata EU, nitko ne otvara, a znamo da ima unutra i „gorih od nas“. Što nas čeka „pod kišobranom“? Uz dobro nam znane „multinacionalke“ iz EU, SAD, Japana,… „nadiru“ i brzo rastuće BRIC ekonomije (Brazil, Rusija, Indija, Kina), a i mnogi drugi. Ulazimo s industrijskom proizvodnjom oko 30% manjom nego prije dva desetljeća, energetskom ovisnošću, poljoprivredom koja nas ne uspijeva prehraniti, niskim rastom (ili padom) BDP-a, ali zato visokim poreznim opterećenjem, zabrinjavajućim unutarnjim i vanjskim dugom te visokom stopom nezaposlenosti i prosječno vrlo mladom populacijom umirovljenika. To su uvjeti u okruženju u kojima kreiramo strategiju poslovanja svog poduzeća. Naravno da „mali“ kontroler ne može znati odgovore na sve te izazove, ali mora se truditi da iz svoje niše „skuži“ što više, jer - njegovo poduzeće sutra će na tržištu „pojesti“ skupa energija, skupi bankarski kapital, manjkava infrastruktura, jako porezno opterećenje, konkurencija jeftinih kineskih proizvoda, indijskih IT usluga, subvencionirana EU poljoprivreda ili ako sve preživi – „učinkovita“ administracija.

Što je ključni ograničavajući čimbenik efikasnosti menadžera u svakodnevnom radu? Ljudi koji upravljaju poduzećima i oni koji za njih pripremaju informacije vjerojatno bi naveli – raspoloživo vrijeme. Količina informacija koju nalazimo u našem okruženju udvostručuje se u sve kraćem vremenu i najveća je „nauka“ klasificirati prikupljeno i odvojiti bitno od nebitnog,  sve u realnom vremenu, kako bi se reagiralo što prije i kvalitetnije.

Kontroler nije posao iz dječjih snova. Ipak, svaka profesija nešto sanja. Kontroler (koji taj posao radi zato što ga zaista želi raditi) sanja  poduzeće koje predviđa promjene, prilagođava im se prije konkurencije te stvara tržište i oblikuje svoju budućnost na tržištu. Tvrtke koje su sposobne ne samo reagirati na događaje na tržištu, nego i predvidjeti i oblikovati svoju budućnost - opstat će. U tome i jest „kvaka“ – uloga kontrolinga je potaknuti razmišljanje, ne može kontroler poznavati tehnologiju bolje od tehnologa, pravo bolje od pravnika, itd., ali (ako dobije šansu) može pokušati dati poticaj svim strukama da multidisciplinarnim znanjem i alatima koje nude nove tehnologije (zajednički) predvide budući razvoj, kvantificiraju, umanje rizike... Gdje su granice novih tržišta u nastajanju? Gotovo da ih nema. Gdje je u tome naša tvrtka? Na kraju dana, možda nas čekaju nova iznenađenja…

U hrvatskom gospodarstvu brojnošću dominiraju mali poduzetnici, što znači da će biti teško dodati novi trošak za novu funkciju, ako ona nema opipljiv učinak na poslovanje u kratkom roku. Kod operativnog kontrolinga učinci su brži i u kratkom roku prepoznatljivi većem broju korisnika. Kod strateškog kontrolinga potrebno je uložiti više znanja i vremena (novca) da bi se vidjeli prvi rezultati. Struktura poduzetnika u dobroj mjeri određuje način organizacije i mogućnost djelovanja kontrolinga, operativnog i posebno strateškog – nije realno očekivati brojne, dobro opremljene i plaćene ekipe organizirane u zasebnim službama. U većini slučajeva bit će to mali odjeli ili „svestrani“ pojedinci, koji će taj posao priključiti nekoj od postojećih obveza iz domene računovodstva, financija, prodaje, nabave ili ... Postoje standardna rješenja gdje kontroling treba organizacijski smjestiti, ali ne treba robovati shemi, bitno je osigurati što direktniju komunikaciju kontrolera i uprave. Uz IT tehnologiju ključni čimbenik su – ljudi. Rijetko koji kontroler nije se susreo sa zahtjevom svojih menadžera – hoću samo jednu brojku, jedan pokazatelj ili samo jednu stranicu ključnih informacija, neću more tablica iz kojih ne vidim ništa (tzv. The One Page Plan/Report).

Poduzeće nije homogena cjelina u kojoj su stavovi i akcije usmjereni k jednom cilju. Kontroler je vrlo često, naročito ako svoj posao želi obavljati učinkovito, izložen „pucanju sa svih strana“. Zašto? Sve one suprotnosti koje se i inače susreću po prirodi poslovanja poduzeća - kontroler ističe i problematizira. Nekoliko primjera suprotstavljenih stavova (malo slobodnije, slikovito opisano):

• Inženjeri iz proizvodnje žele maksimalnu sigurnost procesa, što znači servisirati svu opremu na vrijeme, sigurnosne zalihe što više rezervnih dijelova i materijala, remont u optimalnom vremenu, osigurati podmladak tehničkog kadra i rezervu za slučaj odsutnosti, asortiman proizvoda koji se proizvodi u optimalnim „šaržama“, bez puno promjena i komplikacija
• Inženjer u održavanju želi približno isto što i u proizvodnji, ali još i malo više, jer njegov je posao da proizvodnja ide bez zastoja i škarta, odgovornost za troškove vanjskih usluga, visoke zalihe rezervnih dijelova i visoku razinu investiranja ne smatra svojom,
• Komercijalist u prodaji želi što veću zalihu proizvoda koji mu najbolje idu na tržištu, izbjegava one koji se tek probijaju, ne želi troškove izlaska na nova tržišta na svoj račun, želi što niže prodajne cijene i dulje rokove naplate, veće akcijske popuste i količinske rabate, voli reprezentaciju i službena putovanja (vole i drugi, ali nemaju toliko prigoda),
• Komercijalist u nabavi želi što veću zalihu sirovina i materijala, jer on je uspješno odradio svoj posao, želi što više nabavne cijene jer je sigurniji da je kupio kvalitetnu sirovinu, kraće rokove naplate, po mogućnosti avansno, ne voli pregovarati o količinskim rabatima i odgodama plaćanja, također voli putovanja i reprezentaciju, kao i „gostoljubive“ dobavljače,
• Organizator otpreme želi što uravnoteženiju otpremu, bez oscilacija i posebnih zahtjeva, najbolje otpremati u rinfuzi bez puno rada i ambalaže, također voli što više zalihe ambalaže, redovne remonte i skupu opremu, uz dovoljan broj radnika,
• Razvoj želi istraživati i investirati, učinci će se (valjda) jednog dana pokazati,
• Ekolozi žele što „čišću“ situaciju, mora se poštivati zakonske norme, pa što košta,..
• Kadrovici vole osigurati dosta radnika, ne prečeste promjene – masovna otpuštanja i primanja, sve stabilno i dugoročno,
• Računovođa voli sve evidentirati, uredno i sistematično, u zakonskom roku i dokumentirano, za to treba osigurati ljude i opremu, rezultat je „kakav ispadne“,
• Financijaš koji pribavlja sredstva na tržištu kapitala želi što manje zalihe svega, što bržu naplatu i što više cijene vlastite prodaje, a što niže cijene i duže rokove plaćanja za nabavljeno, zabrinut je zbog financijskog rezultata i imidža poduzeća u javnosti, brine o zakonitosti s aspekta financijskih odnosa, često izaziva čuđenje u očima drugih jer se stalno nešto boji i živcira.

Uprava sve te i još mnoge druge suprotnosti mora pomiriti da bi poduzeće funkcioniralo. Po logici svih definicija kontrolinga, u svemu tome je negdje i kontroler, uz jednu bitnu razliku – uprava donosi odluke i ima moć odlučivanja koja se poštuje. Kontroler je (ipak, najčešće) „mali od kužine“ koji izvlači poslovne informacije iz „tihog oceana“ podataka i daje im život kroz neke informacije i prijedloge. Prijedlozi se jednostavno ne mogu svidjeti svima i ako ih uprava ne prihvaća kao svoje, kontroler ostaje sam na pustom otoku. U međuvremenu, iz svake funkcionalne cjeline poduzeća vježba se dalekometnim topništvom gađanje ciljeva na tom otoku. Malo karikiram, ali ...

Gdje pronaći kvalitetne kontrolere? Na tržištu rada ili (probajte) – osposobljavanjem svojih zaposlenika. Kontroleru je potrebno vrijeme upoznavanja s tvrtkom, pa je za skraćivanje uhodavanja pogodno uzeti „ osvježenog domaćeg“ čovjeka. Međutim, taj je opet opterećen dosadašnjom praksom i „ne vidi šumu od drveća“. Bilo kako bilo, mislim da potpunom početniku nije dobro odmah dati kontrolerski posao. Možda nisam u pravu, ali jedno je uzeti Excel i izračunati pokazatelje iz računovodstvenih podataka, staviti ih u vremenski niz, nacrtati graf, a nešto sasvim drugo je upustiti se u dubinu poslovanja, pridobiti povjerenje ostalih struka, uočiti uska grla i ključne čimbenike (ne)uspjeha na tržištu, rizike, predložiti promjene.., tu je poznavanje teoretske sheme samo prvo slovo abecede. Teško je čitati knjigu prepoznajući svega par slova, a svako poduzeće neka je nova knjiga. Kada povučemo poslovni potez, nema tipke „undo“. Ako se složimo da postoje tri razine znanja – prepoznavanje, repeticija ili ponavljanje viđenog i praktična (kreativna) primjena teorije, onda je za kontrolera ključna ova treća razina znanja o svemu što susreće u poduzeću te uzvodno i nizvodno u okruženju. Svako u literaturi opisano (teoretsko) rješenje treba gledati životno - „kontekstualno“. U bogatstvu alata i metoda kontroler ne smije izgubiti osjećaj za realnost, a to je činjenica da vi poslujete na stvarnom tržištu, koje se ne ponaša po zamišljenim pravilima. Da li će uprave imati dovoljno strpljenja i povjerenja? Provjerite zajedno na našim osposobljavanjima.

Branko Grubić, dipl. oec.