Instrumenti IT kontrolinga

Razvoj postojećih aplikacija ili uvođenje novih informacijskih sustava u trgovačkim društvima jedan je od poslovnih imperativa kako bi tvrtke postale i ostale konkurentne na tržištu. Ova uvodna rečenica postaje sve važnija u današnje vrijeme svjetske krize kada ustaljeni, nepromišljeni načini ponašanja i ophođenja prema IT imovini više ne predstavljaju održivi način poslovanja.

Nužno je uzeti u razmatranje kako razviti proizvod ili uslugu od trenutka prve ideje, preko usklađivanja tijeka razmišljanja sa strategijom tvrtke i analize troškova i koristi, do same implementacije i njihovog uvođenja u produkcijski rad. No, ne staje samo na tome. Jednom pušteni proizvod ili usluga ne prestaju biti u centru pažnje odgovornog pristupa menadžmenta, već se nadograđuju kroz upravljanje promjenama i organizacijom, te redovitim kontrolingom usklađenosti portfelja aplikacija, usluga i radne snage sa strateškim ciljevima organizacije.

Suvremene tvrtke u stanju su stalnog pritiska na povećanje učinkovitosti, smanjenje troškova i prilagođavanje novim tržišnim uvjetima. Odluke koje donose vlasnici ili menadžeri moraju biti optimalne i pravovremene, pri čemu je uloga kontrolinga nezamjenjiva, a suradnja menadžmenta i kontrolinga u donošenju redovitih i strateških odluka – dugoročno isplativa. U takvom okruženju, menadžment i vlasnici poduzeća suočeni su s izrazitim zahtjevima učinkovitog upravljanja. Investicije u informatiku često su značajnog volumena i kao takvima potreban je sustavan pristup strateškom planiranju IT porftelja i njegovom upravljanju.

ICT Portfelj Menadžment

Portfelj menadžment ICT projekata (ITPM) potječe iz svijeta ekonomije i financijskog planiranja. Financijski portfelj, prema ustaljenim mjerilima, sastoji se kategoriziranog skupa financijske imovine stavljene u svrhu povratka ulaganja ili generiranja prihoda. Slijedom takvog razmišljanja portfelj menadžment dolazi iz načela upravljanja imovinom na način da svako značajno ulaganje zahtijeva pažljivo planiranje i praćenje kako bi se maksimiziralo rezultate ulaganja i što više smanjilo rizike koji prijete željenom ishodu. U financijskom svijetu to bi značilo da se ulaganje želi pažljivo rasporediti u nekretnine, obveznice i dionice kako bi se stvorili prihodi u skladu s prihvatljivim rizikom. Na sličan način ITPM tretira ICT inicijative kao ulaganje, sagledava investiciju izvan okvira „troška“ i postavlja je u odnosu na „vrijednosti“ i „koristi“ koje ona donosi.

ICT portfelj sastoji se od kategoriziranog skupa projekata koji zahtijevaju investiranje i posljedično donose bolje rezultate poslovanja, te postavlja jasnu vezu između troška i performansi u postizanju očekivanih poslovnih rezultata. Slijedom svega navedenog ITPM se definira kao investicijski „radni okvir“ (framework) koji omogućava tvrtkama sustavnu kategorizaciju, vrednovanje, praćenje prioriteta te odabir u upravljanju vlastitom ICT imovinom kako bi se uskladilo strateške ciljeve tvrtke i investicije u ICT.

Kontroling ICT projekata i troškova

U današnje vrijeme, kada poslovanje bez informacijskih i komunikacijskih tehnologija gotovo da nije moguće zamisliti, sve više postajemo svjesni raznih troškova koji se pojavljuju u ICT projektima ili su indirektno na njih vezani. Kako sagledati sve troškove i ocijeniti njihov utjecaj na projekt, kako izračunati TCO (ukupan trošak po pojedinom projektu) za ICT projekte ili kako osigurati neovisnu procjenu rokova potrebnih za dovršetak ICT projekta?

Pitanje poznavanja anatomije neuspjeha projekta, te kako učinkovito prepoznati neuspješne projekte i pretvoriti ih u uspješne, zadaci su kontrolinga ICT projekata. Što zapravo znači „kontroling ICT projekta“? Važnost „mjerenja“ tj. „kontrolinga“ ICT projekata, a pogotovo troškova vezanih uz ICT projekte znači da se pored direktnih troškova uz ICT projekte često vežu i razni indirektni troškovi. Kašnjenje projekta od mjesec dana sigurno se može kvantificirati. Sam oportunitetni trošak koji nastaje kod angažmana dodatnih resursa, kako bi se na vrijeme osiguralo dovršetak loše planiranog ICT projekta, također uvodi nove jednadžbe u nepoznanicu uspjeha takvih projekata.

Pored svega navedenog pojavljuje se i još jedna kategorija troškova koji se nikako ne smiju zanemariti, a to su troškovi samog „mjerenja“ tj. uspostave sustava kontrolinga. Kako ih procijeniti i na koji način njima upravljati, te kako ih svesti na minimum, a bez gubitka kvalitete?

ITSM i ITIL

IT Service Management (ITSM) je skup međusobno povezanih i usklađenih procesa koji osiguravaju kvalitetu IT usluga. Drugim riječima ono stvara podlogu i okvir za učinkovito i kvalitetno funkcioniranje pojedinačnih aktivnosti i funkcija unutar IT-a s konačnim ciljem pružanja kvalitetne usluge poslovnim procesima. ITSM donosi standardizaciju IT procesa i metoda, dok istovremeno usklađuje i prilagođava strukturu IT organizacije ili odjela novim poslovnim zahtjevima.

IT Service Managementa tvrtkama može pomoći u odmaku od tehnološkog fokusa, usmjeriti ga na davanje usluge krajnjim korisnicima i uskladiti ciljeve IT-a s ciljevima cijele organizacije. Osim navedenog ITSM poboljšava pouzdanosti i dostupnosti IT usluga, uvodi ekonomični management i Service Level Agreement kao osnovne alate za definiranje odnosa s korisnicima usluga.

COBIT

COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) je široko prihvaćeni standard koji definira radni okvir upravljanja informatičkim sustavima. Radnim okvirom definirana su 34 procesa vezana za informatičke sustave te grupirana u četiri područja upravljanja: planiranje i organiziranje, nabava i implementacija, isporuka i podrška, te nadgledanje i evaluacija.

Navedena područja praktički predstavljaju put koji bi svako informatičko rješenje trebalo proći pri svojoj implementaciji i uporabi. Za podršku upravljanju promatranim procesima, menadžmentu stoji na raspolaganju niz smjernica kojima su identificirani: kritični faktori uspjeha, ključni indikatori cilja, ključni indikatori učinka te modeli zrelosti. Potrebno je istaknuti da je COBIT primjeren za sve tri skupine učesnika povezanih s informatičkim procesima, a to su: menadžment - balansiranje rizika i ulaganja u kontrole, zaposlenici - davanje mišljenja i pružanje savjeta menadžmentu, revizori - ocjena sigurnosnih kontrola te savjetovanje menadžmenta

VAL IT 2.0

VAL IT je upravljački radni okvir koji se koristi za stvaranje poslovnih vrijednosti iz IT ulaganja. Sastoji se od niza vodećih načela, tj. procesa koji utjelovljuju najbolje prakse i uspostavljaju skup ključnih menadžment praksi kako bi se podržalo izvršni menadžment i upravu tvrtke. Zadnja verzija VAT IT-a, izdana od strane IT Governance Institutea (ITGI), pokriva ključne procese i prakse u tri specifične domene poslovanja, a izlazi izvan okvira novih investicija kako bi obuhvatila: IT usluge, imovinu i ostale resurse, te principe i procese IT portfelj menadžmenta.

Vedran Grbčić, dipl. oec., Ivana Nissen, dipl. ing., Dražen Klarić, dipl. ing.