Koliko smo poslovno inteligentni?

Tijekom druge polovice ovog desetljeća u širokoj lepezi BI alata ( uz „velike“ poput Microsofta ili Oracle-a ) pojavljuju se i ''open source'' BI alati. Upotreba ''open source'' BI alata svakako može biti alternativa skupim sustavima. Čak i ako takva platforma, koja definitivno ima određenih nedostataka, ne bude krajnji izbor, u procesu nabave preporuka je razmotriti i alternativna rješenja.

Kada govorimo o informacijskom sustavu poduzeća, treba uzeti u obzir što takav sustav po definiciji informacijskih sustava treba biti. Definicija kaže: „Zadatak informacijskog sustava je da priskrbi prave informacije točno potrebnim ljudima, u pravo vrijeme, u potrebnom obimu i  formatu.“¹. Dakle, informacijski sustav za BI priskrbljuje, pohranjuje i čuva te isporučuje pravodobne i potrebne informacije u najboljem mogućem obliku osobama koje ih trebaju i smiju vidjeti. Niz poduzeća kao dominantni informacijski sustav za poslovno informiranje u poduzeću koristi tablični kalkulator iako vrlo teško zadovoljava neke od navedenih kriterija u spomenutoj definiciji. To se može zahvaliti rasprostranjenosti Excela i naoko niske cijene takvog sustava poslovnog informiranja. Tablični kalkulatori predstavljaju jedan od najvažnijih alata za podršku kontrolingu, no radi niza nedostataka nisu u cijelosti prikladan alat za kontroling. Postoji niz pokušaja gdje se proširenjem funkcionalnosti tabličnog kalkulatora pokušava na različite načine zaobići njegova očita ograničenja.

2011. g. provedeno je istraživanje o karakteristikama aplikacija za podršku poslovnoj inteligenciji u Republici Hrvatskoj, a imalo je za cilj pronaći ključne funkcionalnosti koje aplikacije za poslovnu inteligenciju trebaju podržavati.

Autorovo istraživanje iz 2011. pokazuje slijedeću sliku aplikacija u odjelu kontrolinga:

Tablica 1. Aplikacije koje se koriste u kontrolingu

Uz u tablici prikazanu podjelu treba posebno istaknuti da je u svim ispitivanim poduzećima Excel prisutan u sklopu BI aplikativne podrške koja se redovito koristi. Iz istraživanja vidimo da su najčešće korištene aplikacije u odjelu kontrolinga one BI aplikacije koje su implementirane kao dio ERP sustava. Excel se pojavljuje kao dodatak u svim sustavima i nezaobilazan je, ako ništa drugo u ulozi datoteke koja se šalje radi rasprostranjenosti i lagane mogućnosti objašnjenja/komentiranja sadržaja.

Jedna od negativnih činjenica koja se pokazala u istraživanju o upotrebi BI aplikacija u kontrolingu je da se većina sustava nedovoljno koristi, odnosno ulaže se u sustave koji se kasnije ne koriste punim kapacitetom. Na anketno pitanje jesu li svi potencijali aplikacije iskorišteni samo 29% ispitanika odgovara potvrdno. To pokazuje da su kupljene aplikacije koje načelno pružaju veći skup funkcionalnosti od potrebnog ili implementiranog. To može biti posljedica niza uzroka od kupnje gotovih sustava do loše implementacije itd.

Postoje ozbiljne razlike u kašnjenju projekata gdje je sustav poslovne inteligencije integralni dio ERP sustava (integrirani informacijski sustav) u odnosu na samostalne projekte. Najme čak 70% samostalnih projekata kasni u odnosu na 40% projekata gdje je sustav poslovne inteligencije podsustav u okviru ERP-a. Jedno od važnih pitanja u istraživanju je bila i ocjena kvalitete prijenosa znanja sa implementatora na klijenta što se smatra jednim od kritičnih faktora za uspjeh uvođenja i kvalitetu aplikacija u cijelosti. Pokazalo se kako samo 37% poduzeća ima sva potrebna znanja za korištenje aplikacije,  što znači da korisnici često ne razumiju u potpunosti rad aplikacija.

Tablica 2. Odnos vrste aplikacije i zacrtanih rokova za implementaciju

U ocjeni važnosti podrške određenim tipičnim kontrolerskim instrumentima u okviru aplikacije za poslovnu inteligenciju 71% ispitanika smatra kako je  80/20 analiza po važnosti u donjem dijelu skale. ABC i XYZ analize koje su zajedno podloga za strategiju držanja zaliha i proizvodnju još su manje percipirane kao bitna funkcionalnost u okviru aplikacija za podršku poslovnoj inteligenciji. Posljedica neizrađivanja sustava pokazatelja je činjenica da nema jednostavnog načina da menadžment na brz i efikasan način može pogledati stanje poduzeća u nekoj dimenziji poslovanja koja ih zanima u tom trenutku, već se to mora raditi kroz veliki broj formalnih izvještaja, a 45% ispitanika na pitanje o važnosti funkcionalnosti sustava pokazatelja odgovorilo je niskom ocjenom. Posljedica neračunanja točke pokrića po linijama proizvoda, distribucijskim kanalima i ostalim dimenzijama je činjenica da u poduzećima ne postoji jasna slika o profitabilnosti na nižim nivoima zrnatosti (granularnosti) podataka od nivoa poduzeća što znači da nije moguće usporediti račune dobiti i gubitka tj. izračunati profitabilnost po proizvodu, liniji proizvoda i sl. Funkcionalnost multidimenzionalne analize točke pokrića veliki broj ispitanika ne smatra važnom te se u donjem dijelu skale nalazi se čak 80% odgovora.

Standardno izvještavanje je redovni proces i zadaća kako menadžmenta u ulozi korisnika informacija tako i kontrolera u smislu pripreme informacija na koju se i dan danas troši jako puno vremena. Samo 8% tu funkcionalnost ocjenjuje u donjem dijelu skale. Vrlo važnim ispitanici su ocijenili i izvještavanje po zahtjevu(njih oko 50%.), gdje kontroleri moraju biti u stanju brzo i efikasno odgovoriti na specifična pitanja. Nadzorna ploča (eng. dashboard)  predstavlja korisnički definirani portal na kojemu se nalaze izvještaji (koji su gotovi i već prezentirani) koje je korisnik sam napravio ili mu ih je netko drugi pripremio. Važnost nadzorne ploče među ispitanicima prilično varira, a čemu uzrok može biti da neki ispitanici nisu znali što je nadzorna ploča, da je nadzorna ploča prenapredna jer se većina vremena troši na standardno izvještavanje ili da redovno izvještavanje pokriva potrebe.

Slika 1. Distribucija odgovora o važnosti dashboarda

Kako je 71% ispitanika dalo nisku ocjenu automatizaciji slanja izvještaja, može se zaključiti kako ta funkcionalnost nije od presudne važnosti, no kako je 28% ispitanika istu funkcionalnost ocijenilo jako bitnom, zaključak je kako postoje dva skupa korisnika, onih naprednijih i onih koji se zadovoljavaju sa jednostavnijim aplikacijama za poslovnu inteligenciju. Upozoravanje (eng. alerting, automatizirano upozoravanje na predefinirana odstupanja) je posebno nisko ocijenjeno s 80% odgovora u donjem dijelu skale. Uzroci tome mogu biti nedostatak znanja o mogućnostima ove funkcionalnosti, nepovjerenje da sustav upozorava i sl.

Možemo zaključiti da postoji određeni jaz između potreba i onoga što ponuđači software-a nude. Rezultati istraživanja pokazuju da hrvatska poduzeća kupuju software koje na kraju ne iskoriste. Zbog toga itekako ima smisla razmotriti open source alate koji ne zahtijevaju značajnu investiciju u samom početku te time omogućavaju modularni pristup BI projektu i znatno niža početna ulaganja.

Treba napomenuti da je cijena bila veća od procijenjene cijene uvođenja BI sustava u poduzeće kod oko trećine ispitanika. Također, kupci BI sustava vrlo često u cijenu računaju samo ono što su zaista platili, dok skrivene ili oportunitetne troškove rijetko računaju, a znamo da ne imati prave informacije može biti itekako skupo. Uz ove podatke o porastu cijene sustava, važno je istaknuti i da je čak 54% implementacija prešlo očekivani rok. Takva kašnjenja sigurno također poskupljuju projekt  u smislu troška svih ljudi koji su radili interno unutar poduzeća, a ne samo u dodatno plaćenim radinim satima konzultanata.

Slika 2. Udio implementacija aplikacija za poslovnu inteligenciju koje su implementirane u predviđenom roku

Na osnovi dobivenih rezultata može se zaključiti da je potreban individualan pristup svakom poduzeću i njegovim potrebama jer različite funkcionalnosti često pokazuju bimodalne distribucije (nekima su određene funkcionalnosti važne, a drugima nisu).

Open source alati nisu imuni na produljenje roka i negativne karakteristike loše postavljenog projekta, no svojom inicijalnom cijenom predstavljaju konkurenciju i ozbiljnu alternativu „velikim igračima“.

¹ Panjkota A.,(2009)  Informacijski sustavi. Nastavni materijali [Online], . Dostupno na: http://personal.unizd.hr/~apanjkot/ [11.4.2009.]

Krešimir Futivić, dipl. ing.