Excel - koliko ga stvarno dobro poznajete?

Da vas netko upita o tome da li postoji na vašem poslu osoba s kojom svakodnevno radite, ali koju zapravo samo površno poznajete, vjerojatno bi rijetko tko od vas odgovorio pozitivno na takvo pitanje. No, ono što je gotovo nemoguće u poslovnom svijetu, sasvim je uobičajena stvar kad je u pitanju software za obradu podataka kao što je Microsoft Excel. Unatoč činjenici da je najčešće korišteni program za rad s brojkama, vrlo je mali broj ljudi koji su svjesni njegovih potencijala i koji ih žele otkriti. Možda je problem u vremenu, možda je u pitanju strah pred nepoznatim ili je riječ o jednostavnoj mentalnoj lijenosti. No, bez obzira na to u čemu je stvarni problem, u ovom ću kratkom članku pokušati otkriti neke od malih tajni Excela kao približiti neke od činjenica za koje možda niste bili svjesni.

Da li znate da zadnja verzija Excel-a (verzija 2010) posjeduje više od 1.300 funkcija, odnosno naredbi, a da standardna alatna traka (ribbon) prikazuje njih oko 185 ili samo 14%? To su ikonice i naredbe koje su vidljive prelaskom miša preko izbornika i koje svaki Excel pokazuje od svoje inicijalne instalacije. No, velika većina naredbi su „skrivene“ te ih se mora posebno aktivirati kao bi ih se koristilo. Aktivacija se provodi na način da se otiđe u Excel opcije (File/Options) te odabere izbornik „Customize Ribbon“. Ovaj dio Excel opcija služi za prilagođavanje izgleda alatne trake, odnosno ubacivanja u standardni izgled dodatnih ikonica i naredbi. Sve što je potrebno je iz padajućeg menija u gornjem lijevom kutu izabrati opciju „All Commands“, zatim s popisa svih naredbi u lijevom prozoru izabrati ono što želimo i klikom na tipku „Add“ prebaciti naredbu s lijeve na desnu stranu odnosno aktivirati istu (vidi sliku 1).

Slika 1. Izbornik za aktivaciju „skrivenih“ naredbi

Da li znate da Excel ima u sebi ugrađene specijalne dodatke koji se instaliraju zajedno s programom, no koji se također moraju posebno aktivirati kako bi ih se moglo koristiti? Dva najpoznatija takva dodatka su:

• Alat za rješavanje (Solver)

Pomoću Alata za rješavanje može se pronaći optimalna (maksimalna ili minimalna) vrijednost za neku formulu podložno unaprijed definiranim ograničenjima. Ovaj program najčešće se koristi za potrebe simulacije i optimizacije poslovnih procesa temeljem napredne analize podataka.

• Skup alata za analizu (Analysis ToolPak)

Ovaj skup alata se koristi za statističku ili tehničku analizu podataka te u sebi sadrži programe za izračun statističkih funkcija poput anove, korelacija, histograma, regresije, pomičnih prosjeka, itd. Alati funkcioniraju na principu da korisnik definira ulazne podatke i parametre za analizu, a oni zatim prikazuju rezultate u izlaznoj tablici. Neki alati, osim izlaznih tablica, izrađuju i grafikone.

Aktivacija spomenutih alata se također provodi pod Excel opcijama (File/Options) odnosno pod izbornikom „Add-Ins“ gdje je potrebno kliknuti na tipku „Go“ (vidi sliku 2.) kako bi se otvorio poseban prozorčić unutar kojeg se jednostavnim dodavanjem kvačica aktiviraju željeni dodatci (vidi sliku 3.).

Slika 2. Izbornik za specijalne dodatke

Slika 3. Prozorčić za aktivaciju specijalnih dodataka

Da li znate da Excel ima trenutno ugrađenih 408 formula iz različitih područja (matematika, statistika, financije, datum i vrijeme, tekst, baze podataka, itd.)? Koliko formula vi svakodnevno koristite, odnosno kolikih ih poznajete te koliki je to postotak u odnosu na ukupan broj? Pretpostavljam da je riječ o relativno malom postotku jer većina nas ipak koristi samo nekoliko formula u svakodnevnom radu. No, ono što je prednost Excela je da ima u sebi ugrađen cijeli niz formula koje nam olakšavaju rad i koje služe kako bi ubrzali i pojednostavili naše izračune. Tipičan primjer bi bila formula koju su sigurno svi imali priliku upotrebljavati, a to je formula za zbrajanje – SUM. Ta jednostavna matematička operacija se može u Excelu izvesti i formulama poput SUMPRODUCT, SUMIF, DSUM, i SUMSQ, a da se dobije isti rezultat samo u nekoliko koraka kraćem procesu.

Stoga izdvojite dio svog vremena ili nam se pridružite na nekoj od budućih edukacija kako bi ste se upoznali sa što više formula ili naredbi koje nudi Excel. Neke od njegovih tajni će vas ugodno iznenaditi, a investicija vremena koju ćete uložiti da ih naučite sigurno isplatiti već s prvim korištenjem.

mr. sc. Dušan Banović