Empirijsko istraživanje o poslovnoj inteligenciji u Hrvatskoj

Tijekom 2011. provedeno je empirijsko istraživanje u RH usredotočeno na ocjenjivanje važnosti funkcionalnosti sustav poslovne inteligencije s aspekta kontrolera. Djelatnici odjela kontrolinga ocjenjivali su niz predloženih funkcionalnosti aplikacija poslovne inteligencije. Osim samih funkcionalnosti  istražene su i  karakteristike  implementacija tih aplikacija. Rezultati pokazuju nekoliko bitnih informacija korisnih kako poduzećima koja namjeravaju uvesti sustav poslovne inteligencije tako i implementatorima tih aplikacija. Prvo – potreban je individualan pristup svakom poduzeću i njegovim potrebama, različite funkcionalnosti često pokazuju bimodalne distribucije (nekima su određene funkcionalnosti važne, a drugima nisu). Drugo – izvještavanje (standardno i po zahtjevu) te  usporedba plana i realizacije su daleko najtraženije karakteristike aplikacija poslovne inteligencije. Treće - niz “naprednijih” funkcionalnosti kontroleri ocjenjuju relativno nisko. Četvrto – sustav prava izuzetno je bitan u svim sustavima poslovne inteligencije i korisnici ga redovito ocjenjuju kao važnog.

Istraživanje je provedeno u Republici Hrvatskoj, a imalo je za cilj pronaći ključne funkcionalnosti koje aplikacije za poslovnu inteligenciju trebaju podržavati. Jedan od najvažnijih ciljeva rada bio je prikaz korisničke perspektive bez zadiranja u tehnološku dimenziju aplikacija (način izvedbe, modele podataka, načine pohrane (OLAP, RDBMS i sl.) Istražen je odnos karakteristika poduzeća i funkcionalnosti aplikacija za poslovnu inteligenciju i to po ocjenama kontrolera te karakteristike projekata uvođenja aplikacija poslovne inteligencije u rad. Sustavi poslovne inteligencije su alat kako menadžera tako i kontrolera. Prije prezentacije menadžeru informacije se najčešće pomno pripremaju i analiziraju. Zadaća kontrolinga je komunikacija s menadžmentom te izvještavanje i proaktivno informiranje menadžmenta pa je time sustav poslovne inteligencije jedan od vrlo važnih alata u svakodnevnom radu kontrolera¹. Glavni korisnici informacija koje se formiraju u odjelu kontrolinga su menadžeri². Cilj poslovne inteligencije (eng. business intelligence, BI) definira se kao „…podrška i unapređenje postupaka donošenja poslovnih odluka u poduzećima“³. S obzirom da je to također jedan od ciljeva informacijskog sustava za kontroling, sustav poslovne inteligencije se može smatrati i jednim od najvažnijih informacijskih sustava u odjelu kontrolinga. Pojam poslovna inteligencija načelno ne donosi nešto zaista novo u rad menadžera. Upotreba skupa alata donosi novost zapravo utoliko što su informacije prikupljene i prezentirane na brz i jednostavan način te pružaju znatno šire mogućnosti upita po zahtjevu (eng. ad-hoc upita), a time i izvještavanja⁴. Korisnici aplikacija za podršku poslovnoj inteligenciji različito od implementatora doživljavaju važnost određenih karakteristika informatičke podrške pa se empirijsko istraživanje usredotočuje na korisničku perspektivu - što je to što je u aplikacijama za podršku poslovnoj inteligenciji važno, odnosno koje funkcionalnosti su bitne pa su time i važni kriteriji prilikom ocjene kvalitete tih aplikacija. Osim samih funkcionalnosti aplikacije kriteriji za izbor aplikativne podrške ne moraju nužno biti povezani samo sa funkcionalnostima aplikacije, važni parametri mogu biti i karakteristike dobavljača informatičke podrške, troškovi informatičkog rješenja, mogućnosti edukacije i slično.

Ovaj rad sažeto će prikazati rezultate empirijskog istraživanja o važnostima različitih funkcionalnosti aplikacija za podršku poslovnoj inteligenciji te kako bi cjelokupna slika implementacije bila upotpunjena, dati će i kratki prikaz korisničkog viđenja projekata implementacije. Uzorak na kojemu je obavljeno istraživanje je bio namjeran jer je bila želja da se osigura prihvatljiva stopa povrata odgovora, ali i istražiti upravo ona poduzeća koja imaju odjel kontrolinga i prošla su kroz implementaciju aplikacija za podršku poslovnoj inteligenciji. U toku srpnja 2011. poslana je molba da se ispuni upitnik na 67 adresa. Ispunjeno je ukupno 35 upitnika što predstavlja stopu od 52%. Anketni upitnik sadržavao je pitanja podijeljena u četiri grupe. U okviru ovog rada prezentirane će biti grupe pitanja – funkcionalnosti aplikacija poslovne inteligencije i karakteristike projekta. Ostale grupe pitanja bavile su se općim karakteristikama poduzeća te zadovoljstvom korisnika aplikacijama za podršku poslovnoj inteligenciji. Jedna grupa pitanja ispitivala je stav korisnika prema važnostima različitih funkcionalnosti aplikacija, odnosno ispitanici su ocjenjivali koliko su koje funkcionalnosti važne za taj sustav. Ova je grupa pitanja podijeljena je bila u podgrupe koje grupiraju skupove funkcionalnosti u logičke cjeline. Druga grupa pitanja fokusirana je bila na karakteristike projekta i implementatora. Ta grupa pitanja imala je za cilj istražiti tipične slabosti rješenja koje je trenutno u upotrebi. Prikupljanje rezultata realizirano je pomoću web upitnika (google documents). Ciljani ispitanici bili su osobe koje rade kao voditelji odjela kontrolinga ili financijski menadžeri.

U okviru empirijskog istraživanja ispitanicima je postavljeno niz pitanja o tijeku implementacije i angažmanu implementatora. Vrste aplikacije koje se koriste u kontrolingu prikazane su u tablici I.

TABLICA I.     VRSTE APLIKACIJA KOJE SE KORISTE U KONTROLINGU

Na pitanje jesu li su svi potencijali aplikacije iskorišteni, samo 29% ispitanika odgovara da su potencijali aplikacije u cijelosti iskorišteni. To znači da su kupljene aplikacije koje načelno pružaju veći skup funkcionalnosti od potrebnog ili implementiranog. To može biti posljedica niza uzroka - od kupnje gotovih aplikacija do loše implementacije itd. Na pitanje o tome je li korisnik u interakciji sa aplikacijom samostalan tj. koliko je aplikacija fleksibilna za svakodnevni rad tek nešto više od polovine ispitanika (54%) odgovara da im nije potreban čest angažman IT stručnjaka u svakodnevnom radu. To znači da skoro pola aplikacija ne pruža korisnicima u cijelosti alat s kojim mogu samostalno rukovati, već im je za obavljanje svakodnevnih poslova potrebna pomoć drugih (IT odjela, dobavljača…). Oko polovina (54%) implementacija aplikacija prešla je predviđeni rok za implementaciju (prikazano na slici 1). S obzirom da je ovo ipak značajan postotak ovim podacima treba pristupiti s nešto više ispitivanja.

Slika 1.     Udio implementacija aplikacija za poslovnu inteligenciju koje su implementirane u predviđenom roku

U tablici II. prikazane su vrste aplikacija te podatak o kašnjenju implementacije. Možemo zaključiti da postoje ozbiljne razlike u kašnjenju projekata gdje je sustav poslovne inteligencije integralni dio ERP sustava (integrirani informacijski sustav) u odnosu na samostalne projekte. Najme čak 70% samostalnih projekata kasni u odnosu na 40% projekata gdje je sustav poslovne inteligencije podsustav u okviru ERP-a. Usprkos činjenici da više od polovine projekata kasni, cijena aplikacija je samo kod 29% slučajeva veća. Može se zaključiti da postoji niz projekata koji imaju fiksnu cijenu. Ipak, činjenica da 29% projekata premašuje inicijalno očekivane cijene je značajan postotak. Jedno od važnih pitanja je bila i ocjena kvalitete prijenosa znanja sa implementatora na klijenta. To se smatra jednim od kritičnih faktora za uspjeh uvođenja i kvalitetu aplikacija u cijelosti. Samo 37% poduzeća ima sva potrebna znanja za korištenje aplikacije. To znači da korisnici često ne razumiju u potpunosti rad aplikacija.

TABLICA II.     ODNOS VRSTE APLIKACIJE I ZACRTANIH ROKOVA ZA IMPLEMENTACIJU

U istraživanju o izvorima informacija za kontroling i znajući da je kontroling odjel jedan od najvažnijih korisnika aplikacija za podršku poslovnoj inteligenciji, pokazuje se da su glavni izvori informacija računovodstvo, prodaja i financije [2]. Tablica III. prikazuje izvore informacija za kontroling.

TABLICA III.     IZVORI INFORMACIJA ZA KONTROLING

Elementi po kojima se izvještava, planira ili analizira (organizacijske jedinice, proizvodi, konta…) moraju biti povezani sa metapodacima i šifrarnicima izvorišnih aplikacija.  To znači da ukoliko se u ERP sustav unese nova organizacijska jedinica ona se mora (automatski ili po zahtjevu) pojaviti i u aplikaciji za podršku poslovnoj inteligenciji ukoliko ista preuzima organizacijsku dimenziju za potrebe planiranja, izvještavanja ili analize.Usprkos tome vidimo da samo 42 % aplikacija ima u cijelosti automatiziran prijenos potrebnih šifrarnika. U drugom skupu aplikacija treba posebno obratiti pažnju na one sustave koji zahtijevaju u potpunosti manualni pristup prijenosu elemenata dimenzija jer to znači dodatni angažman kontrolera na praćenju metapodataka. Tablica IV. pokazuje zastupljenost pojedinih metoda preuzimanja podataka iz izvorišnih šifrar

A.    Funkcionalnosti planiranja

Kako bi se istražilo po kojim dimenzijama kontroleri smatraju da je nužno omogućiti planiranje ponuđeno je bilo nekoliko tipičnih odgovora.

TABLICA IV.     NAČIN PREUZIMANJA ELEMENATA DIMENZIJA IZ IZVORIŠNIH APLIKACIJA

Na osnovi dobivenih podataka prikazanih u tablici V. možemo zaključiti da je planiranje potrebno po prihodima i troškovima, kontnom planu i proizvodima što smatra preko 50% ispitanika. Osim spomenutih važno je primijetiti da su još neke dimenzije bitne jer trećina ispitanika smatra da se planirati mora po još nekoj nenavedenoj dimenziji.

TABLICA V.     DIMENZIJE U PROCESU PLANIRANJA

Na pitanje koliko je važno da su sva poslovna područja pokrivena unutar planskog procesa odgovori ukazuju na bimodalnu distribuciju. Određenom broju ispitanika to predstavlja vrlo važnu karakteristiku (ocjenom 7 ili iznad ocjenjuje to 38% ispitanika) dokle je to ocjenom 3 ili niže ocijenilo 35% ispitanika. Na pitanje koliko je važna usporedba plana i realizacije po očekivanju veliki broj ispitanika to smatra važnim. Čak 63% ispitanika je u gornjem dijelu skale (iznad 5). Funkcionalnost usporedbe plana i realizacije znatno je ispred većine ostalih funkcionalnosti. Ova funkcionalnost donekle spada kako u proces planiranja, tako i u proces izvještavanja i analize (to je mogući uzrok visoke ocjene s obzirom da je to jedan od temelja izvještavanja i analize). Omogućavanje usporedbe plana i realizacije i proces unosa planskih brojeva spada u proces planiranja, dok je sama prezentacija rezultata tog procesa u grupi funkcionalnosti izvještavanje. Nakon prezentacije provodi se proces analize pregledavanjem izvještaja i svrdlanjem (eng. drill) po pozicijama koje previše odstupaju od plana kako bi se  našli razlozi anomalija.

B.    Funkcionalnosti analize

U ovom dijelu anketnog upitnika korisnici su ispitani koliko važnim ocjenjuju podršku određenim tipičnim kontrolerskim instrumentima u okviru aplikacije za poslovnu inteligenciju. Tako na pitanje o važnosti 80/20 analize čak 71% ispitanika smatra da je to po važnosti u donjem dijelu skale. Samo 24% ispitanika 80/20 analizu ocjenjuje sa visokim ocjena (iznad 7).  Za razliku od 80/20, XYZ analiza još je manje percipirana kao bitna funkcionalnost u okviru aplikacija za podršku poslovnoj inteligenciji. ABC i XYZ (u dimenzijama proizvoda i materijala) analize zajedno su podloga su za strategiju držanja zaliha i proizvodnju. Samo 14% ispitanika XYZ analizu kao funkcionalnost smatra vrlo važnom za aplikacije poslovne inteligencije (ocjenom 7 ili većom). Na pitanje o važnosti funkcionalnosti sustava pokazatelja također veliki broj ispitanika odgovara s malom ocjenom, sa 3 ili manje ocjenjuje tu funkcionalnost 45% ispitanika. Oko polovice ispitanika je u gornjem dijelu skale ocijenilo važnost te funkcionalnosti, a s ocjenom 7 ili većom 32% ispitanika. Posljedica ne izrađivanja sustava pokazatelja je činjenica da nema jednostavnog načina da menadžment na brz i efikasan način može pogledati stanje poduzeća u nekoj dimenziji poslovanja koja ih zanima u tom trenutku, već se to mora raditi kroz veliki broj formalnih izvještaja. Funkcionalnost multidimenzionalne analize točke pokrića veliki broj ispitanika ne smatra važnom. U donjem dijelu skale nalazi se čak 80% odgovora. Posljedica ne računanja točke pokrića po linijama proizvoda, distribucijskim kanalima i ostalim dimenzijama je činjenica da u poduzećima ne postoji jasna slika o profitabilnosti na nižim nivoima zrnatosti (granularnosti) podataka od nivoa poduzeća. To znači da nije moguće usporediti račune dobiti i gubitka tj. izračunati profitabilnost po proizvodu, liniji proizvoda i sl.

C.    Funkcionalnosti izvještavanja

Standardno se izvještavanje ocjenjuje jako visokim ocjenama što je očekivano i normalno. To je redovni proces i zadaća kako menadžmenta u ulozi korisnika informacija tako i kontrolera u smislu pripreme informacija na koju se i dan danas troši jako puno vremena. U okviru ankete i rezultata ovog istraživanja to je dobar pokazatelj kako će ispitanici ocijeniti funkcionalnost koja je zaista bitna. Samo 8% tu funkcionalnost ocjenjuje u donjem dijelu skale.  Slično kao i redovno, vrlo važnim ispitanici ocjenjuju i izvještavanje po zahtjevu. Visokom ocjenom (preko 7) tu funkcionalnost ocjenjuje polovina ispitanika. Zaključujemo da aplikacije poslovne inteligencije definitivno moraju na kvalitetan način podržavati izvještavanje po zahtjevu jer, u suprotnom, kontroleri ne bi bili u stanju brzo i efikasno odgovoriti na specifična pitanja. Nadzorne ploče (eng. dashboard)  funkcionalnost predstavlja korisnički definirani portal na kojemu se nalaze izvještaji (koji su gotovi i već prezentirani) koje je korisnik sam napravio ili mu ih je netko drugi pripremio. Histogram prikazan na slici 2. izrađen na osnovi odgovora o ocjeni važnosti funkcionalnosti nadzornih ploča pokazuje vrhove i u donjem i u gornjem dijelu skale.
Za razliku od redovnog i izvještavanja po zahtjevu funkcionalnost nadzornih ploča je očito nekima jako važna, a isto takvom sličnom skupu je nevažna. To ukazuje na nekoliko mogućih činjenica.
•    Neke osobe ne znaju što je to
•    To je previše napredno jer se većina vremena troši na standardno izvještavanje
•    Redovno izvještavanje (često papirnato) pokriva potrebe i nema potrebe za portalima s izvještajima

Slika 2.     Distribucija odgovora o važnosti dashboarda

Na pitanje o automatizaciji slanja izvještaja (izvještaj na mail i sl.) u donjem dijelu skale nalazi se 71% odgovora. Može se zaključiti da ova funkcionalnost nije od presudne važnosti. S obzirom da je većina odgovora u donjem dijelu skale možemo zaključiti da je korisnicima dovoljno dobro imati izvještaje na zahtjev, a da im automatizacija dostave ne predstavlja osobito važnu funkcionalnost. Ipak, treba uzeti u obzir i 28% ispitanika koji ovu funkcionalnost ocjenjuju maksimalnom ocjenom, što opet ukazuje na dva skupa korisnika, onih naprednijih i onih koji se zadovoljavaju sa jednostavnijim aplikacijama za poslovnu inteligenciju. Upozoravanje (eng. alerting, automatizirano upozoravanje na predefinirana odstupanja) je posebno nisko ocijenjeno. U donjem dijelu skale je 80% odgovora što je pomalo iznenađujuće. Uzroci tome mogu biti nedostatak znanja o mogućnostima ove funkcionalnosti, nepovjerenje da sustav upozorava i sl. Po autorovom mišljenju rano upozoravanje je vrlo koristan način interakcije aplikacija sa korisnikom korisnika i proaktivna funkcionalnost aplikacija za poslovnu inteligenciju. No za to korisnici očito još uvijek nemaju svijesti o potrebi.

Funkcionalnosti planiranja (osim pitanja po kojim se dimenzijama može planirati), izvještavanja i analize ocjenjivane su ocjenama 0 – 10. Kako bi se moglo usporediti različite funkcionalnosti aplikacija za poslovnu inteligenciju napravljena je lista koja pokazuje srednje vrijednosti ocjena za svaku funkcionalnost te standardnu devijaciju. Neke od funkcionalnosti ovdje nisu posebno obrađene u tekstu rada, no radi ukupne slike ipak su navedene u tablici IV.

Na osnovi liste zaključujemo najvažnije funkcionalnosti su izvještavanje po zahtjevu i standardno izvještavanje, a u okviru izvještavanja najvažnijom je ocijenjena funkcionalnost usporedbe plana i realizacije. Uzroci o toj percepciji najvjerojatnije leže u tome da se na te poslove troši najviše vremena i time se to smatra najvažnijim.

TABLICA VI.     RANG LISTA FUNKCIONALNOSTI U SUSTAVU POSLOVNE INTELIGNECIJE

Ta se lista uglavnom poklapa i s listom zadatka kontrolera iz istraživanja „komparativna analiza prakse kontrolinga u Hrvatskoj“⁵. Za sustave poslovne inteligencije na sljedećem mjestu po važnosti je sustav prava koji mora pružati mogućnosti detaljne dodjela prava po više kriterija za određene korisnike aplikacija. Osim toga na osnovi dobivenih rezultata može se zaključiti da je potreban individualan pristup svakom poduzeću i njegovim potrebama jer različite funkcionalnosti često pokazuju bimodalne distribucije (nekima su određene funkcionalnosti važne, a drugima nisu). Također, važno je primijetiti da niz “naprednijih” funkcionalnosti, često posebno isticanih sa strane proizvođača aplikacija za poslovnu inteligenciju, kontroleri ocjenjuju relativno nisko.

LITERATURA:

¹ Watson, H.J. iWixom, B.H. (2007), The Current State of Business Intelligence, Computer, Volume: 40 Issue:9

² Osmanagić Bedenik N. (2004) Kontroling, abeceda poslovnog uspjeha., Zagreb: Školska knjiga

³ Leo Mršić, (2004)„ Primjena metoda rudarenja podataka u trgovini tekstilnim i srodnim proizvodima“, magistarski rad,

⁴ Hočevar B. i Jaklič J., (2008), Assessing Benefits of Business Intelligence Systems – A Case Study, Journal of Contemporary Management Issues, Vol.13 No.2 (Special issue)

5 Osmanagić Bedenik N., (2007), Komparativna analiza prakse kontrolinga u Hrvatskoj, Zbornik Ekonomskog fakulteta u Zagrebu, vol. 5. No. 1.

Krešimir Futivić, dipl. ing.