Rad u Excel®-u ne mora biti mukotrpan

Provodite li često previše vremena na zadacima u Excel^®-u na zadacima koji se ponavljaju iz retka u redak, ili iz stupca u stupac, ili što je još gore samo onda ako neka ćelija u retku zadovoljava neki kriterij? Možda ste trebali ponovno oblikovati više tablica ili ste morali presložiti podatke ovisno o nekim kompleksnim kriterijima? Pretpostavili ste da mora postojati bolji način? Ako su vam ovi ili slični zadaci poznati, morate upoznati makronaredbe u Excel^®-u!

Vjerojatno ste se nekada susreli s upozorenjima o makronaredbi pri otvaranju Office dokumenata, pa Vas tako makronaredbe podsjećaju na stvari koje su rezervirane za programere ili vas asociraju na nešto opasno kao što su virusi. Dakle, trebali biste znati da makronaredbe ne samo da su bezopasne (barem one koje Vi sami napravite za vlastite potrebe), već mogu izvrsno uštedjeti Vaše vrijeme. Treba reći da je makronaredbe moguće stvoriti i koristiti puno lakše nego što biste mogli očekivati. Izrada makronaredbi predstavlja na neki način programiranje, ali iako Vi niste i ne morate biti programer, moći ćete ih koristili već nakon malo samostalnog istraživanja. Te naredbe pišu se u jeziku Microsoft Visual Basic for Applications, uobičajeno nazvanim VBA. A zašto Office redovito onda upozorava o makronaredbama? Činjenica je da te naredbe za Vaše računalo ipak predstavljaju sigurnosni rizik! Kada su stvorene s lošim namjerama, makronaredbe mogu sadržavati dijelove programa koji mogu oštetiti dijelove Vašeg dokumenta ili sustava u cijelosti. Da biste se zaštitili, ne omogućavajte makronaredbe iz nepoznatih izvora, a to posebice vrijedi za razne spam mailove ili sumnjive site-ove.  Ovo upozorenje vrijedi za sve Office proizvode, a ne samo za Excel^®.

Jedan od najvažnijih alata u radu kontrolera predstavlja Excel^®. Samostalno istraživanje makronardbi započinje vjerojatno snimanjem repetetivnih naredbi sa record macro opcijom. Napredniji korisnik pogledat će kod, a onaj još napredniji pravit će logičke izmjene u kodu. Ipak, taj pristup je ponešto ograničavajući, jer rijetko će takav korisnik izraditi kompleksniju aplikaciju koja obrađuje podatke iz baze podataka, te koja na temelju njih samostalno generira izvještaje u Excel^®-u.

VBA kod uključuje razumijevanje povezivanja na baze podataka, dohvat podataka i prijenos u Excel^®, ali ponekad i značajno kompleksnu obradu podataka. VBA je vrlo moćan jezik i omogućava različite, možda na prvi pogled i neočekivane mogućnosti, no važno je razaznati onaj dio koji je tipičan i važan za kontrolere, te nadalje staviti naglasak na one funkcionalnosti VBA koda koje će pružiti najbolje osnove za daljnji samostalni rad kontrolera.

Na sljedećim prikazima su dani usporedni rezultati istraživanja iz 2011. koji pokazuju da je zadovoljstvo samim Excel^®-om kao IT rješenjem, bez korištenja dodatnih analitičkih aplikacija, nisko u odjelu kontrolinga u usporedbi sa zadovoljstvom korisnika koji Excel^® dopunjuju i drugim aplikacijama ili ga aktivno prilagođavaju svojim potrebama (ocjene zadovoljstva na Likertovoj skali od 1 do 10).

Može se zaključiti da je kontroler, da bi zadovoljio analitičko-izvještajne potrebe poslovanja poduzeća, primoran ili se okrenuti vlastitim snagama i prilagoditi si Excel^® dodatnim razvojem ili, ako postoje za to raspoloživi resursi u poduzeću za tu svrhu, potražiti neku dodatnu aplikaciju na tržištu.

Uzimajući u obzir otežane uvjete u poslovanju većine poduzeća i nezaobilazno korištenje Excel^®-a u radu kontrolera, stvaranjem osnova za samostalni razvoj kontrolerskih aplikacija na stvarnim primjerima iz poslovne prakse, upoznajući odnosno unapređujući poznavanje VBA programiranja, moguće je stvoriti temelje za daljnja samostalna istraživanja kontrolera u Excel^®-u, koja će pomoći kontroleru da zadatke riješi efikasnije i efektivnije.
 

mr. sc. Krešimir Futivić