Osnove upravljanja projektima: učenje iz iskustva
Ludost je raditi stalno iznova jedno te istu stvar i očekivati drugačiji rezultat, rekao je A. Einstein, još je veća ludost raditi različite stvari i očekivati uvijek isti rezultat. A to je upravo ono što većina tijekom planiranja projekata radi.
Manjak analize vlastitih aktivnosti
Često su isti ljudi ili tvrtke uključeni u projektne ciljeve, a opet projekti se uvijek drugačije planiraju. Ako se radi o gradnji kuće, o specijalnom stroju ili o konzultantskom projektu takav postupak je razumljiv jer je svaki od tih projekata jedinstven i rijedak te nije uobičajen za postojeći tim. Razlog leži u tome što timu fali iskustvo u postavljanju plana. Problem je u tome što je praksa pokazala da se pod naizgled identičnim uvjetima - isti voditelj projekta, tim, partneri, klijenti, narudžbe, izvori, budžet itd. projektu pristupa na drugačiji način, a očekuje se isti konačni rezultat.
Jedan od nekoliko razloga zašto je tomu tako je manjak kontroliranja, odnosno preispitivanja poduzetih koraka i naučenih lekcija. Projekti se (i to ako) evaluiraju nakon što je projekt završio i to na vrlo površan način jer je većina sudionika sretna što je projekt završio i žele krenuti dalje. Tko ima volje i mogućnosti za analizu završenog projekta? Osobito ako je vijek projekta duži period, a problemi na koje se naišlo tijekom projekta su riješeni u hodu. Obično se ne provodi analiza odluka i događaja iz jednostavnog razloga što ne postoji motivacija sudionika.
Važno je krenuti ispočetka
Poznato je pravilo da ukoliko želite nešto naučiti, morate krenuti od početka. Potrebno je ocijeniti i dobre i loše rezultate i pronaći razlog za jedne i druge. Naravno, rezultate morate moći i izmjeriti da biste ih mogli uključiti u projektne standarde što naravno podrazumijeva da imate postavljene standarde.
Pozitivni aspekti su važni da bi potvrdili i učvrstili sam procesni dio projekta. S druge strane, negativni aspekti su bitni da bi se pronašla veza između uzroka i loših rezultata, kako bi se u budućnosti mogli napraviti potrebni koraci da se spriječi negativan rezultat te da se greške ne ponavljaju.
Vrlo je bitno da se tijekom analize ne postavlja pitanje TKO je što napravio, nego ŠTO se dogodilo i ZAŠTO. Ukoliko se postavi pitanje tko, prozvani sudionik će biti manje voljan podijeliti informacije jer će se kao cilj analize postaviti odgovornost umjesto željenog „kako-to-možemo-bolje-napraviti“ pitanja.
Za sistem učenja vrlo je važna i korporativna kultura. Dakle, ukoliko se traži krivac za propuste tijekom trajanja projekta vrlo je mala šansa da će se iz završenog projekta išta naučiti.
Primjenjivanje naučenog
Kao što je važno naučiti lekciju iz završenih projekata, još je važnije primijeniti naučeno u sadašnje i buduće projekte. To je jedini način kako trajno optimizirati projektni proces te izbjeći ili smanjiti ponavljanje pogrešaka. Za projekt je najkorisnije kad sudionici naučene lekcije povežu sa svojim ciljevima, a to nije moguće ako ne postoji analiza vlastitih prijašnjih iskustava.
Prilagođeno prema: http://gpm-blog.de/lessons-learned/