Smanjiti troškove i povećati efikasnost

Ovaj pristup nije nov, ali je osobito potreban u teškim ekonomskim prilikama i kada su poduzeća pod stalnim pritiskom zbog visine cijene i marže. Ideja kako provesti ovaj plan je često vrlo dobra, ali u mnogim poduzećima fali dosljednosti u implementaciji. „Ovo nije samo naše konzultantsko iskustvo, rezultat se podudara s rezultatima našeg istraživanja vezano za smanjivanje troškova. Oko 70 posto od 167 poduzeća je uvelo proces poboljšanja efikasnosti i optimizacije troškova kao standardnu praksu, ali to nije uvijek bilo uspješno.“  kaže Christoph Knopp, projekt menadžer u Horváth & Partner Management Consulting GmbH.

Postoji potreba za poboljšanjem, osobito u strukturiranoj i ciljanoj kontroli troškova. Tek kad znate gdje ste, tek tada možete izmjeriti odstupanja od željenog. U praksi se pokazalo da samo 20 posto poduzeća ima jasnu sliku svojih sadašnjih postignuća unutar programa smanjenja troškova. Analiza trenutnog stanja je uključena u plan smanjenja troškova. Način na koji bi se trebala provesti analiza je da se izmjere prvotno kalkulirane dobrobiti i njihov utjecaj na račun dobiti i gubitka. Da bi se bolje pratio utjecaj smanjenja troškova, trebali bi se u plan uključiti i jasno definirani ciljevi s vremenskim rokom.

Aktivna potpora vrhovnog menadžmenta je najbitniji faktor za uspjeh ovog plana. Potrebni su jasni top-down ciljevi, predanost ciljevima programa i potrebna sredstva za provedbu. Također je bitan timski rad upravljačkog kadra. Da bi se povećala odgovornost, gospodin Knopp predlaže da ciljevi programa budu dio osobnih ciljeva dogovorenih s menadžerom. Štoviše, kalkulirane dobrobiti, uračunate u planiranje postaju dio odgovornosti za ostvarivanje ciljeva.

Ne samo financijski ciljevi

Planiranje efikasnosti počinje s definiranjem ciljeva, uloga i odgovornosti unutar organizacije. To također znači da su ciljevi detaljno određeni i da je konačni cilj plana podijeljen u manje ciljeve i specifična područja projekta. Preporučuje se zamjena financijskih ciljeva s indikatorima učinka koji nisu prvotno financijski orijentirani – na primjer, snižavanje troškova u održavanju i IT sektoru trebali bi ići ruku pod ruku s dostupnosti  mjera koje su temelj mjerenja. Cilj je cijeli proces napraviti transparentnim i potvrditi da se ne štedi da krivim mjestima. Na primjer, da se smanjuju troškovi održavanja koji će proizvesti veće troškove zbog pogrešaka stroja, ali će dovesti do veće efikasnosti.

Održivost je nužna

Može se govoriti o efikasnosti programa samo onda ako su sve mjere provedene sa svrhom održive i efikasne dugoročne štednje. Gotovo trećina poduzeća ne uspije, ili uspije samo djelomično u održavanju jednom postignutih smanjenih troškova i efikasnosti na duži period. Kako se može postići održiva efikasnost?  Čak i definicija provedbenih mjera treba biti usmjerena na one koji su cilj strukturnih poboljšanja. Jednokratni proračunski rezovi ili odgode potrošnje mogu poboljšati financijsku situaciju u kratkom roku, ali neće imati trajan učinak. Dakle, preporučljive mjere provedbe nužno moraju imati karakteristiku održivosti.

Štoviše, potrebna je dosljednost. Provedba svih definiranih mjera je težak, dugotrajan proces i mora biti proveden uz svakodnevne aktivnosti. U cilju provedbe mjera ne smije se izgubiti iz vida transparentnost različitih potrebnih mjera i stupnja provedbe. Iz svega proizlazi da je implementacija kontrolinga  važan zadatak koji treba obaviti centralno, unutar programa.

Dobra komunikacija i inteligentno upravljanje promjenama također su ključni za održivost poboljšanja. Sveobuhvatna i ciljana komunikacija mora biti sastavni dio ne samo tijekom početka nego i tijekom cijelog programa. Upravo to je zanemareno od strane mnogih poduzeća. Samo u malom broju poduzeća zaposlenici imaju dovoljno vremena potrebnog za taj program. To čak vrijedi i za ključne ljudi poput onih koji upravljaju planom. Poduzeća bi trebala osigurati da si zaposlenici mogu priuštiti dovoljno vremena za taj program. To je jedini način da se osiguraju trajni rezultati.

Preuzeto sa: http://blog.horvath-partners.com/2013/01/31/kosten-senken-das-geht-effizienter/