Excel, VBA kod, BI sustav - što i kada treba kontrolingu?

Niz projekata počinje sa željom za boljom kontrolom nad nestrukturiranim podacima koji postoje u Excel-u, ali i sa željom da ih se formalizira bilo u informacijski sustav poduzeća, bilo u izvještajnim alatima poslovne inteligencije (BI). Ovaj tekst ima za cilj prikazati kad je smisleno podatke iz Excel datoteka prenijeti u alate poslovne inteligencije, a kad je taj posao uzaludan i podatke treba ostaviti u Excel-u baš tamo gdje su i bili, te uz to pokušati unaprijediti Excel datoteku s ciljem olakšavanja rada sa njom. Unapređenja moraju uvijek slijediti pravila informatičke struke, iako i u tom slučaju često neće biti dostatna s informatičkog gledišta i standarda, ali ipak mogu uvelike pomoći u olakšavanju svakodnevnog rada.

Excel je alat koji pruža mogućnosti kao i papir - moguće je upisati sve u njega; utipkati formulu bilo gdje, unijeti tekst na bilo koje mjesto, povezati dvije, tri ili koliko god ćelija formulom. Svi izračuni najčešće se na današnjim računalima izračunavaju zadovoljavajućom brzinom. Namjena Excel-a je općeg karaktera, podrška kontrolingu je izuzetno snažna, a mogućnosti analize su velike, dok su kod planiranja  nešto manje, a mogućnosti izvještavanja u velikoj mjeri često ovise o kvaliteti i mogućnostima dohvata podataka.

Dohvat podataka u Excel-u najviše ovisi o implementaciji dodatnih alata pa tako razlikujemo Excel datoteke povezane uz pomoć „MS reporting services“ sa bazama podataka te različite „BI plug-in“ dodatke koji dohvaćaju podatke i pokušavaju pretvoriti Excel u strukturirani alat za izvještavanje. Prednost Excela pred drugim alatima je značajna jer su na njega korisnici kontrolinga navikli i gotovo svi ga dobro poznaju. Na taj način se često pokušava pridobiti segment tržišta navikao na Excel kao glavni alat. Ta strategija je poprilično popularna i gotovo svi proizvođači BI alata pokušavaju napraviti više ili manje uspješne dodatke koji bi omogućili kvalitetni dohvat podataka s ciljem izvještavanja.

Upotrebu Excel tabela možemo razvrstati u dvije grupe datoteka, ako ih promatramo kao kandidate za formalizaciju u okviru BI sustava (ili IS sustava u poduzeću općenito) s jedne, te grupu Excel datoteka koje trebaju postati dijelom IS-a poduzeća no trebaju se zadržati u okvirima tabličnih kalkulatora s druge strane. Ta podjela ima za cilj pomoći osobama koje se nalaze u tijeku BI projekta i pokušavaju strukturirati izvore podataka te između ostaloga i unijeti red u mnoštvo Excel datoteka koje redovito kolaju poduzećem. Ova kategorizacija također treba i upozoriti u kojim se slučajevima isplati prenositi radne Excel datoteke u BI sustav, a što je od početka osuđeno na propast i te je drugim putovima potrebno potražiti poboljšavanje manjkavosti tih Excel datoteka.

Excel datoteke nepogodne za prijenos u BI alate za izvještavanje

1.    Excel datoteke koji za stalni rad podrazumijevaju niz unesenih podataka (npr. tečajevi, novi rabat, nove cijene nabave repromaterijala, sirovina)

2.    Excel datoteke koji su napravljene s ciljem simulacija (npr. unose se volumeni prodaje, tečajevi, rabati, izračunavaju se očekivane dobiti i slično)

3.    Excel datoteke koji imaju veliki broj međusobnih veza među ćelijama koje se granaju na niz drugih ćelija iz kojih dohvaćaju podatke i rade izračune

4.    Velik broj veza ne proizlazi iz lookup funkcija (takve formule ako su pretežito one prisutne uvjetno rečeno ne moraju značiti da te datoteke nisu kandidati za uvoz u BI)

Excel datoteke pogodne za prijenos u BI

1.    Excel datoteke koji služe za zamjenu nepostojećim bazama podataka

2.    Excel datoteke koje dopunjuju baze podataka sa dodatnim informacijama (te informacije bi bilo bolje da se nalaze u bazama, no iz niza razloga (još) tamo nisu)

3.    Povijesni podaci koji ne postoje u bazi podataka, a potrebni su za redovno ili povremeno izvještavanje te se moraju zajedno sa podacima iz baze podataka grupirati pa se na tako grupiranim podacima izvještava

4.    Datoteke u formi izvještaja koji se na bilo koji način miješaju sa izvještajima iz baza podataka te se izvještaj radi nad tim „zbrojenim“ skupom podataka (izvještaj iz baze podatka i s izvještaj koji je došao u Excel-u)

Npr. izvještaj iz informacijskog sustava (IS) poduzeća se dopunjuje sa nizom izvještaja iz podružnica u drugim državama (pristiglih u Excel-u) koje nemaju isti IS pa se izvještava zajednički za grupu

5.    Excel datoteke koji nemaju puno unakrsnih proračuna već se sastoje iz podataka

6.    Postojeći proračuni su svi bazirani na istoj formuli (npr. cijeli Excel list se množi sa jednim brojem ili slično)

Što sa nepogodnim datotekama za prijenos u BI sustav?

Postavlja se pitanje što učiniti s onim skupom Excel-a koji su definitivno potrebni poduzeću, a nisu kandidati za prijenos u BI sustave. Te Excel datoteke često su velike datoteke po kojima radi niz ljudi, sadrže vitalne informacije za poduzeće te su izvor informacija za važne poslovne odluke. Potrebno je napomenuti da u nizu stranih korporacija (a vjerojatno i hrvatskih) ne postoji svijest o količini informacija, a među njima i osjetljivih informacija, koje nisu podložne nikakvim autorizacijama pristupa, a koje se nalaze u tablicama (Excel).

U istraživanjima koja provodi Panko R. pokazuje se da je ogromna količina podataka sadržana u tablicama, i uobičajene su mreže od (čak) 200 naviše međusobno povezanih tablica. Ta mreža tabela, i njena potporna infrastruktura naziva se crnom tvari IT infrastrukture, iz razloga jer nije priznata kao element IT-a u poduzećima, te kao takva ne potpada pod ničiju brigu niti odgovornost . Tablice tabličnih kalkulatora Panko smatra crnom tvari IT-a o kojoj se malo zna u poduzeću, koja nije ničija direktna odgovornost pa tako ni ne podliježe većini pravila koja su uvedena u druge aplikacije i informacijske sustave . Jedna važna činjenica je da niz datoteka s kojima se svakodnevno radi i gotovo da su dio informatičke infrastrukture poduzeća sadrži greške. Do tog rezultata došao je Stokdyk J. Koji istražuje učestalost grešaka u Excel tablicama te dolazi do rezultata da oko 40% tablica sadrži greške, no te greške nemaju značajni utjecaj na krajnji rezultat. To se događa jer su tablice prepune podataka koji se zapravo ne koriste za izlazne informacije.  Postavlja se pitanje kako napraviti datoteke otpornije na greške i uklopiti ih više u informacijski sustav poduzeća i sve što on podrazumijeva. To su najčešće za mogućnosti Excel-a vrlo rigorozni protokoli sigurnosti, vidljivosti podatka i slično. Jedan korak prema tome može biti upotreba dodatnog koda (upotrebom VBA), onog svojstvenog baš pojedinom poduzeću u okviru većine upotrijebljenih datoteka.

Upotrebom dodatnog VBA koda u Excel datotekama moguće je (između ostalog):

• Poboljšati čitljivost Excel datoteka (kompleksne formule zamijeniti onima „čitljivima“)
• Značajno ubrzati kalkulacije u Excel datotekama (osigurati da se ne kalkulira sve, nego oni dijelovi zaista potrebni)
• Osigurati bolju sigurnost datoteka
• Osigurati praćenje promjena i verzioniranje
• Osigurati dohvat podataka uvijek iz relevantnih izvora
• Osigurati jednoznačnost izvještaja rađenih u Excelu

Sve to moguće je napraviti prilično osnovnom upotrebom VBA koda, te tako datoteke koje nikad neće biti dijelom IS sustava poduzeća prilagoditi korak dalje informatičkim standardima i uklopiti ih u informacijski tok u poduzeću. Ono što je možda još važnije pojednostavljenja u kompleksnim formulama uvelike će povećati otpornost prema greškama u kompleksnim i velikim datotekama.

Krešimir Futivić, dipl. ing.