Principi menadžerskog izvještavanja i komuniciranja

Roman Griesfelder, MBA, radi kao generalni direktor HICHERT+PARTNER do 2011. godine, a od tada kao partner nastavlja usku poslovnu suradnju sa prof. Rolfom Hichertom, koji je tvorac jedinstvenog i međunarodno prepoznatog koncepta menadžerskog izvještavanja poznatog pod imenom SUCCESS RULES® - pravila za uspješnu izradu menadžerskih izvještaja.

Uz angažman u poduzeću HICHERT+PARTNER, u ulozi partnera i bavljenje konceptom SUCCESS RULES®, tijekom svoje višegodišnje karijere radi kao vodeći kontroling i projekt menadžer za velika poduzeća u Švicarskoj te je unutar poduzeća aspektum gmbh, čiji fokus rada čini upravo primjena SUCCESS RULES® u poslovnoj praksi, također je razvio komplementarne koncepte poput TEXT RULES® i Reporting 2.0.

Dolazak ovog uvaženog konzultanta i predavača sa višegodišnjim iskustvom u primjeni SUCCESS RULES®-a u Zagreb bio je povod za ovaj intervju.

U poslovnoj praksi troši se mnogo vremena i novca na izradu menadžerskih izvještaja. Da li to uistinu potpomaže donošenje boljih poslovnih odluka?

I da i ne. Da, jer izrađeni menadžerski izvještaji sa relevantnim sadržajem i logičnom strukturom predstavljaju jedini način (naravno uz neposredne sastanke) da se pojasni složena problematika poslovanja. Pri tome pod “izrađenim menadžerskim izvještajima” razumijevam izvještaje sa tekstom, grafikonima i tablicama. Postojanje tekstualnih komentara i pojašnjenja je nužno, kao i postojanje stavova i argumenata kako bi se u potpunosti razumjeli učinci donesenih poslovnih odluka na temelju njih. Kao što život nije ni samo crn, niti samo bijel, tako je i s poslovanjem poduzeća. Tekstom u menadžerskim izvještajima moguće je opisati “sivu zonu” između crnog i bijelog.

Iznimno, tekst u menadžerskim izvještajima nije nužan ukoliko je problematika jednostavna i korisnici izvještaja su dobro upoznati s njima. U tom slučaju možemo koristiti samo brojke u formi grafikona i tablica. Iskusan menadžer redovito razumije te brojke i na temelju njih može primjereno reagirati.

U velikim i srednje velikim poduzećima menadžment je uobičajeno suočen s mnogo različitih izazova koje je potrebno razriješiti. Menadžerski izvještaji bi im trebali pomoći pri odjeljivanju važnih od manje važnih, ili nevažnih, informacija te im pružiti potrebna obrazloženja i preporuke. U pravilu se to može najbolje ostvariti kombinacijom teksta, grafikona i tablica, a ne samo korištenjem brojki.     

Živimo u kulturi PowerPoint-a. Koje su posljedice toga?

Kultura PowerPoint-a nas je naučila da mislimo “ravno”. PowerPoint je, kako je prof. Tufte opisao, „jedna „prokleta“ stvar nakon druge“. Sve se čini važnim i sve je slično – jer PowerPoint nema hijerarhijsku strukturu. PowerPoint prezentacija uvijek počinje (najčešće sa „Sadržaj“ – kako dosadno...) i završava (najčešće „Hvala na Vašoj pažnji – kako smiješno…) na sličan način – a sve između je jednako važno. PowerPoint kultura ne pomaže da to razaznamo; sve je “ravno”.

PowerPoint kultura ima i svoji drugi učinak: učini nas da je pojavnost važnija od sadržaja. To je dobra činjenica za zabavu, ali je užasna za donošenje dobrih odluka. Mnogi prezenteri PowerPoint prezentacija su bespomoći bez njihovih slide-ova. Oni ne mogu zapamtiti čak niti najvažnije činjenice iz prezentacije – njihovi slide-ovi su postali značajniji od njih samih. Trebali bismo mnogo češće tražiti prezentere da ugase projektor i zamoliti ih da nam kažu zašto su danas tu te što nam žele poručiti. Ako ne bi bili sposobni odgovoriti na ova pitanja, vrlo je izgledno da nas neće moći uvjeriti niti u bilo što drugo.

Koje komunikacijske alate uobičajeno treba poznavati menadžer?

Menadžer ne treba poznavati niti jedan alat. On mora biti sposoban učinkovito čitati, slušati i postavljati pitanja. Također mora biti sposoban izražavati vlastite stavove na način da druge uvjerava na njihovo prihvaćanje

Zašto?

Menadžeri su plaćeni da donose dobre odluke i provode ih. Oni nisu plaćeni da bi koristili alate. Oni su vođe, a ne „korisnici alata“. Menadžeri trebaju dobivati poslovne informacije u obliku kvalitetnih izvještaja (podsjetimo se: tekst + grafikoni + tablice) te moraju imati na raspolaganju profesionalnu pomoć pri izradi prezentacija, javnih nastupa odnosno materijala za sastanke.

Koja su pravila za uspješno poslovno izvještavanje i komuniciranje?

Potrebno je imati jasnu poruku koja se želi prenijeti, koristiti profesionalno izrađene grafikone i tablice te strukturirati informaciju u dobrom obliku. Profesionalno izrađeni grafikoni i tablice su standardizirane, točne, u znatnoj mjeri sažimaju informacije te koriste vrlo jednostavne elemente. Život je dovoljno kompliciran sam za sebe.

Što podrazumijevate pod pravilom: Pojednostaviti – jer život je dovoljno kompliciran?

Dobar dizajn je jednostavan dizajn. Kada je Steve Jobs prestavio prvi iPhone 2007. godine, svijet je bio oduševljen njegovom jednostavnošću. Svejedno ste s njim mogli raditi mnoštvo kompliciranih stvari. Jednostavnost je ključ za razumijevanje. Potrebno je ostaviti sve sa strane što nema značenje za tvoju poruku. Ostavi sa strane boje, 3D efekte, pomodne animacije, dekoraciju – neka bude jednostavno i jasno. To će ti pomoći da se koncentriraš i misliš na bitno, a publici da te brzo razumije.

Kompliciraju li menadžeri često u svojoj komunikaciji?

Ne mogu odgovoriti na ovo pitanje. Osobno sam iskusio obilje beskorisne poslovne komunikacije – ne samo od strane menadžera, nego i od stručnjaka i drugih zaposlenika u poduzeću.

Najčešći je problem da komuniciramo ne imajući jasnu poruku koju želimo prenijeti. U namjeri da to kompenziramo, pokušavamo impresionirati naše čitatelje, ili slušatelje, s atraktivnim materijalom što na kraju cijelu stvar još dodatno pogorša. Publika najčešće želi razumijeti stvari; oni ne žele biti zabavljeni. Za samu zabavu radije će pročitati neku knjigu, pogledati film ili otići u kazalište.

Zašto kreativnost nije tako važna u izvještavanju i komuniciranju?

Kreativnost predstavlja najvažniju aktivnost za pronalaženje rješenja i novih ideja. Međutim, kada jednom znamo rješenje, možemo i trebamo komunicirati na vrlo profesionalan način. Primjerice za mene to znači na jednostavan, jasan i lako razumljiv način. Sve ostalo je gubitak energije i novca.