Projektni kontroling: Strukturna analiza rada

Osnova projektnog planiranja

Pod planiranjem projekta podrazumijevamo sustavno dobivanje informacija o budućem napretku projekta i naša očekivanju o potrebnih radnjama u projektu. Uspjeh projekta usko je povezan s njegovim pažljivim i svrsishodnim planiranjem. Može se reći, što se manje pažnje posvećeno planiranju projekta, to se više „planira“ neuspjeh projekta. Planom projekta određujemo ciljne vrijednosti i željena dostignuća, što će nam sve poslužiti u kasnijem praćenju i kontroli projekta, odnosno kao polazišna točka za određivanje i provedbu korektivnih mjera.

Potreba pomnog planiranja projekata je ono što odvaja dobro upravljanje projektima od njegove nesigurne realiazacije. Strukturna analiza posla je prvi korak u izradi kvalitetnih planova i usmjeravanje voditelja i projektnog tima na put uspjeha. Zanemarivanje ovog procesa, u želji da se što prije počne s radom i proizvodnjom rezultat, predstavlja nažalost dobru osnovu za propast mnogih projekata. Izradom strukturne analize rada bitno povećavate svoje prilike za uspjeh projekta i dobivanje željenih rezultata.

Što je Strukturna analiza/rasčlamba rada?

Strukturna rasčlamba rada (engleski: Work Breakdown Structure), poznatija pod kraticom WBS, je alat kojim voditelji projekata „razbijaju“ odnosno dijele cjelokupan rad u projektu na dijelove kojima se može učinkovito upravljati. Strukturna rasčlamba rada je hijerarhijska dekompozicija posla potrebnog za dovršenje projekta. Razlažući posao, razlažu se i isporuke po radnim paketima.

Radni paket

Radni paketi predstavljaju osnovne planske i provedbene jedinice projekta. U osnovi, to su cjeloviti zadaci unutar projekta koje može izraditi osoba odnosno projektni tim, određenog datuma početka i završetka te s jasno utvrđenim isporukama. Svaki radni paket dodjeljuje se osobi koja je odgovorna za njegovu provedbu.
Pravilo za provedbu radnog paketa predlaže provedbu radnog paketa prema pravilu 8/80. Sukladno ovom pravilu, radni paket ne bi trebao trajati kraće od 8 sati, niti dulje od 80 sati efektivnog rada. Druga smjernica pri provedbi radnoga paketa preporuča ograničenje trajanja radnog paketa na vremenski rok od dva tjedna.

Koje koristi imamo od izrade WBS-a?

• Sve na jednom mjestu

Imamo jednostavan pregled projekta na jednom mjestu. Hijerarhijskim prikazom poslova na složenije i jednostavnije skupine poslova umanjujemo složenost projekta i sebi i drugima lakše predočavamo projekt. Svaki voditelj projekta će rado WBS istiskati, objesiti na zid, i time vizualizirati svoj posao i posao projektnom tima. Kako WBS prikazuje cjelokupni opseg posla na projektu razdjeljen na faze, podprojekte te konačno na radne pakete, služi kao dobar prikaz i dobra orijentacija od samog početka što mora biti učinjeno u projektu.

• Odlična komunikacijska podloga

WBS prikazuje podprojekte i radne pakete s jasno dodjeljenim odgovornostima i isporukama. Time se bitno smanjuje mogućnost nesporazuma i povećava jasnoća u komunikaciji koje je isporuke potrebno napraviti.

• Osnova za raspodjelu zadataka

WBS koji prikazuje rasčlambu rada na sastavne jedinice služi i kao osnova za podjelu zadataka u projektu. Specifikacijom radnih zadataka omoguće se svakom članu tima u uvid u njegovu ulogu u provedbi potrebnih zadataka.

• Timski rad

Preporuka je izraditi strukturnu analizu posla unutar projektnog tima. U konačnici, taj isti tim će i provesti navedene zadatke te se tako tim odpočetka uključuje u planiranje što pomaže u njegovoj identifikaciji s projektom.

Što nam treba za izradu Strukturne analize rada?

1. Informacije o opsegu projekta iz kojih je vidljivo kakvi su očekivani rezultati projekta
2. Informacije o zahtjevima projekta pružaju širu sliku o potrebi pokretanja projekta
3. Informacije o organizaciji pružaju nam informacije o smjernicama za provedbu projekata, vrijednostima poduzeća, obrascima rada, kao i prijašnjim iskustvima

Kako izraditi Strukturnu analizu rada?

Nakon što projektni tima podrobnije shvati ukupnost ciljeva projekta, tema idućeg sastanka je osmišljavanje isporuka koje su potrebne za dostizanje ciljeva projekta. Upravo je tematski sastanak koji uključuje odgovarajuće kreativne tehnike i alate, potreban korak za izradu Strukturne analize rada. Sastanci tima, još od ranog stadija razvoja projekta, razvijaju timski duh, uključuju članove dublje u projekt i emocionalno ih vezuju za projekt. Uključivanje dionika i njihova interakcija s timom daje solidnu osnovu za uspješnu provedbu projekta.

Strukturna analiza rada, nakon što je izrađena, može se prikazati na više načina, od kojih je najčešći grafički prikaz. U najvišoj razini prikaza se navodi naziv projekta, u idućoj podrazini se navode podprojekti, te se, sukladno potrebi, navode slijedeće razine, do razine radnih paketa. Valja voditi računa da najniže razine prikaza uključuju one zadatke koje se mogu provesti po pravilu 8/80. Niže razine, razine aktivnosti i zadataka, se ne uključuju
 

Slika 1: Shematski okvirni prikaz strukturne analize rada

 

Što nakon izrade?

Ovisno o prirodi i opsegu planiranja projekta, WBS predstavlja osnovu za daljnje planove. Strukturna analiza posla pokazuje nam što se u projektu treba napraviti, no ne i kada i u kojem redoslijedu i uz koje troškove. Razina rasčlambe posla olakšava nam izradu daljnjih planova.
Svakom radnom paketu se dodjeljuje potrebna razina troškova za njegovu provedbu. Slično se dodjeljuju i ostali resursi: ljudski potencijali, vrijeme trajanja izrade te drugi potrebni resursi za provedbu paketa.
Korak koji slijedi po izradi strukturne rasčlambe posla je izrada vremenskog rasporeda poslova što se može prikazati na razne grafičke načine, od kojih se najčeće koristi Ganttov grafikon odnosno gantogram.
 

mr. sc. Tonći Jelić

Ukoliko želite naučiti više o projektnom kontrolingu, pozivamo Vas da se prijavite na dvodnevnu radionicu "Napredno upravljanje projektima" koja će se održati 22.-23.10.2020., na adresi Martićeva 73/1 u  Zagrebu.