Kako izraditi kvalitetan interni akt?

„Papir trpi sve“

Pod internim aktima podrazumijevamo sve pisane dokumente od strategija do uputa za rad, kojima se definiraju osnovna pravila ponašanja, provođenja poslovnih procesa i kontrola u svrhu postizanja poslovnih ciljeva poduzeća. Vezano uz interne akte, javljaju se dva česta problema: u malim poslovnim sustavima većinom se javlja nedostatak pisanih internih akata, a u velikim sustavima učestalo je prisutna „poplava“ internih akata koji su nerazumljivi i međusobno neusklađeni. U malim tvrtkama radi se onako kako kaže gazda, koji obično ne smatra za potrebno svoja pravila staviti na papir, smatrajući da na taj način štedi svoje dragocjeno vrijeme. A onda se dogodi da gazda nije prisutan i radnici ne znaju što bi trebali u nekom slučaju napraviti. U velikim sustavima zna se da sve mora biti propisano, ali postoje brojne zamke u koje se može pri tom upasti.

Kakav bi trebao biti kvalitetan interni akt?

Kod izrade internog akta prvenstveno treba voditi računa kome je namijenjen. Interni akt korisniku mora biti u potpunosti jasan, nedvosmislen i primjenjiv u radu. Prije stavljanja internog akta u upotrebu, korisno je provjeriti njegovu prikladnost na uzorku zaposlenika koji će ga kasnije primjenjivati. Posebnu pažnju potrebno je posvetiti izbjegavanju preklapanja pojedinih internih akata te njihovom redovitom ažuriranju. Nitko nema koristi od savršeno napisanog internog akta koji je neažuran s izmjenama regulative, organizacijske strukture ili promjene poslovnog procesa.

Ne zaboravimo kočnice!

Poznato je  da najbrži automobili moraju imati najkvalitetnije kočnice. Tako i uspješne tvrtke moraju imati kvalitetan kontrolni sustav koji će im omogućiti da na vrijeme primijete vlastitu pogrešku, prije nego što proizvod ili usluga bude isporučena na tržište. Kvalitetni interni akti moraju imati predviđene kontrolne postupke, osmišljene na način da budu efikasni i u srazmjeru s rizikom. Pri tome je umijeće pronaći pravu mjeru da kontrola ne bude premalo niti previše te da postoji trag odnosno dokaz provedene kontrole. Najefikasnije su preventivne automatizirane kontrole gdje ulogu čovjeka u provođenju ručnih i najčešće naknadnih kontrola, zamjenjujemo aplikativnim kontrolama koje mogu biti značajno pouzdanije ako su dobro osmišljene. Za postupke koje ne možemo ili nam nije isplativo osigurati aplikativne kontrole, pobrinut ćemo se da internim aktima propišemo učinkovite kontrolne postupke. I tada možemo bezbrižno pojuriti prema svojim ciljevima.

mr. sc. Sanja Suman