[ČLANAK] Sadržaj i struktura dokumenta „Plan BI projekta“

U istraživanju provedenom 2010. o implementacijama BI projekta u hrvatskim poduzećima bila su postavljena pitanja o zadovoljstvu korisnika cjelokupnim isporučenim BI sustavom i o vremenu implementacije BI sustava (da li je projekt završen u roku).

Dijagram  pravokutnika na slici ispod (Box & Whisker graph) ispod pokazuje odnos ova dva pitanja.


 
Slika 1: Box & Whisker grafikon - pitanje o ocjeni kvalitete sustava i vremena implementacije
 (preuzeto iz programa Statistica 8.0)

Iz dijagrama se može zaključiti da je znatno niže zadovoljstvo ukoliko BI nije implementiran u očekivanom roku u odnosu na one BI implementacije koje su bile u roku. S obzirom na ovaj rezultat postavlja se pitanje kako kvalitetno procijeniti vremenske okvire projekta za sustav kojemu najčešće ne poznajemo izvore podataka, kvalitetu podataka, sustave iz kojih ti podaci dolaze itd.
Poznata je i činjenica da niz BI projekta neslavno propadne. U Hrvatskoj je čak znatno češća situacija da se BI sustav implementira no slabo ili uopće ne koristi. U tim okolnostima, kako bi se rizici minimizirali izuzetno je važno kvalitetno upravljanje projektom, a jedan od najvažnijih dokumenata koji se početkom svakog, pa i BI projekta piše, je plan projekta. Njegov sadržaj u osnovnim crtama donosimo ovdje. S jedne strane to je tipičan plan projekta, no malo modificiran kako bi odražavao karakteristike BI projekata. U najosnovnijim crtama sadržaj je prikazan ispod, a detaljna razrada biti će objašnjena na radionici Projekt implementacije BI projekta.
 

I Uvod
-    Sažetak i namjena dokumenta
-    Popis povezane dokumentacije (obično projektni zahtjevi, poslovni zahtjevi, razlozi pokretanja projekta)
-    Osobe zadužene za održavanje samog dokumenta (autor, ovjeritelji)

II Cilj projekta
-    Poslovni cilj projekta (ukratko opisano što se s BI sustavom želi postići, gdje se on nalazi na IT karti poduzeća, kojim procesima treba služiti BI sustav, tko su korisnici)
-    Ostali/dodatni ciljevi projekta (Npr. edukacija informatičara u poduzeću o upotrebi BI alata)
-    Faktori uspjeha (što utječe na uspjeh / neuspjeh ukratko)

III Doseg projekta
-    Što će se raditi u okviru projekta (poslovna područja, na primjer BI projekt obuhvaća prodaju i financije)
-    Opis faza projekta (analiza stanja, analiza izvora, implementacija, testiranje…)
-    Opis načina testiranja sustava
-    Opis edukacija koje spadaju u projekt i načina njihovog održavanja

IV Tehnička arhitektura
-    Sistemski zahtjevi (mreža, serveri, radne stanice)
-    DWH baza (potrebni serveri, verzije)
-    BI alati (potrebni serveri, koje verzije alata i koji alati)
-    Okoline (test, razvoj, produkcija, način tranzicije iz jednog sustava u drugi)

V Ograničenja i rizici
-    Sve što može utjecati na uspješnost projekta, a može se u početku projekta predvidjeti (mogućnost pristupa, adekvatna tehnička infrastruktura i njeno održavanje, dostupnost ključnih ljudi)
-    Način izbjegavanja rizika i metode umanjivanja tih rizika (tko je zadužen za koji rizik ukoliko se realizira, kako će se on riješiti)

VI Pristup projektu
-    Detaljan opis faza (analiza, implementacija, testiranje … što se u kojoj fazi radi, tko to radi, procjena trajanja … )
-    Popis izlaznih rezultata svih faza (za neke faze je to dokumentacija, implementacija BI alata (kojih?), izvještaj o testiranju, UAT izvještaji, mjesta pohranjivanja tih izvještaja)
-    Tablica ključnih isporuka (i vremenski okvirni plan kada će biti isporuke spremne)
-    Obično se kao prilog stavlja i detaljan popis zadataka u MS Projectu iz kojega se vide ključne isporuke (project milestones)
-    Uloge na projektu (voditelji, sponzori, ključni korisnici po područjima ako ih ima više na većim projektima, implementatori, arhitekt sustava, ETL/ELT stručnjaci, BI stručnjaci, tim za kvalitetu podataka …)

VII Nadzor i izvještavanje
-    Način, vrijeme i mjesto održavanja redovnih sastanaka
-    Forme zapisnika sa sastanka
-    Lokacije pohrane zapisnika i definiranje distribucijskih listi
-    Upravljanje promjenama (što kada je u odnosu na inicijalni plan došlo do neke nužne promjene, tko je odgovoran, kako se prezentira i tko je prihvaća)