Spremni za promjene? Planirajte ih!

Projekte provodimo i radimo nešto novo, nešto što prije nismo nikada radili. Pripremite se za nepoznato (je li to moguće?); jer projekt je promjena! Imate puno energije i volje za dokazivanjem? Ili, što je još vjerojatnije, nitko Vas nije ništa pitao nego ste dobili „ponudu“ koju ne možete odbiti, ustvari nalog da rješite problem? Nakon razmišljanja i studioznog pristupa problemu, počeli ste naslućivati kako bi rješenje moglo izgledati. Ukoliko Vašu ideju možete opisati u nekoliko rečenica onda se na dobrom putu, pri čemu bi dobro bilo naglasiti hoće li projekt povećati produktivnost, povećati prihode, izraditi novi proizvod i čemu ili kome će on uopće služiti. Ciljevi bi trebali biti jasno napisani, jednostavnim rječnikom i naravno mjerljivi. Razmislite o mogućim saveznicima – to će biti svi oni koji će imati koristi od uspjeha projekta, no nećete zaboraviti ni one kojima uspjeh projekta neće biti od koristi. Za sve njih ćete napraviti procjenu rizika koje Vas mogu snaći na putu dostizanja rezultata. Ukoliko izrađujete proizvod ili uslugu imate na umu kome su oni namijenjeni, kakva su očekivanja korisnika, koji su prijelomni događaji o kojima ovisi uspjeh projekta. Dobro je pitanje postoje li partneri čije kompatibilne prednosti nam mogu pomoći  u angažiranju i ostvarivanju ciljeva projekta.

Prvi korak u rješavanju problema biti će njegova analiza te izrada plana rješavanja problema. Iskustvo Vam je pokazalo da je temelj rješenja problema temeljito planiranje i potom dokumentiranje plana, a ne držanje plana u glavi. U fazi planiranja zapitajmo se jesmo li uzeli u obzir potrebe/želje ključnih zainteresiranih strana, imamo li dogovor oko opsega rada, rasporeda poslova i budžeta projekta, jesmo li uzeli u obzir rezerve potrebne za provedbu poslova, znamo li koje isporuke moramo izraditi, znaju li članovi tima koje su njhove uloge te jesmo li definirali kako će izgledati proces upravljanja promjenama. Imamo li dovoljno ljudskih resursa na raspolaganju i možemo li, po potrebi angažirati dodatne resurse. Nemojte zaboraviti i na linijsko rukovodstvo jer odnekud moramo „posuditi“ članove projektnog tima.

Kad provedba zadataka počne, stvari brzo postaju dinamične i naš projekt je na kušnji: imamo li odgovor na pitanje što ako glavni inženjer napusti kompaniju, što ako kupac shvati da ono što mu isporučujemo nije ono što njemu treba, što ako nam testovi pokažu stalno veliki broj grešaka u našim aplikacijama? Jesmo li takve situacije predvidjeli u našim planovima, nabrojali, opisali i financijski ovakve scenije kvantificirali? Iskustvo s drugih i sličnih projekata voditelja projekta, projektnog tima i drugih kolega nam može dati ideju kako rješiti slične probleme u novim okolnostima.

Daleko najvažniji zadatak voditelja projekta je komunikacija. Otvorena komunikacija s kupcem, internim ili eksternim, povećati će povjerenje naručitelja u uspjeh projekta i dati mu informacije koje poslove planiramo provesti u narednom razdoblju. Informiran i u provedbu uključen naručitelj je može brzo reagirati, ukoliko smatra da njemu dostavljene isporuke trebaju imati drugačiju kvalitetu i tako uštedjeti Vaše resurse. Kako bi znali kako projekt zaista napreduje, angažirati ćemo projektnog kontrolera s ciljem izrade pouzdanih informacija o napretku projekta. U ovisnosti o trajanju projekta, izrada i objava izvješća o napretku projekta u tjednom ili dvotjednom ritmu, unijeti će potrebnu razinu transparentnosti u provedbu projekta. Raspodjelom informacija, obaviještavamo projektni tim kao i naručitelja u kojem se smjeru projekt kreće, čime se jača povjerenje u rad projektnog tima. Time se smanjuje količina nepoznatog u projektu, a povećavamo sigurnost u dostizanju planiranog cilja.
Nijedan plan nije savršen i nijedan projekt se ne odvija u laboratorijskim uvjetima pa su odstupanja uobičajena. Koliko god bili detaljni u planiranju, bez obzira na dogovorene procedure i radne upute, neočekivani događaji i oni čije razmjere nismo dostatno procjenili izbacuju nas iz (projektne ) ravnoteže. Kako se pripremiti za neočekivano? Dobro izrađen plan sadržava rezerve za očekivane događaje čije razmjere ne možemo sa sigurnošću procijeniti kao i rezerve potreben za događaje koji nam nisu poznati. Uputno je na kraju većih radnih paketa ili faza projekta odrediti rezervu vremena,, resursa koji nije elastičan i koji se ne može vratiti unatrag.

Ukoliko ste napravili sve ovo, a i još nešto više, onda možete biti mirniji: naposlijetku, u projektu je najvažnije napraviti planirane zadatake. Vaš projektni plan ćete stalno nadopunjavati, promišljati, dorađivati, skoro kao da je živo biće. I baš stoga, kad plan bude kompletan, i Vaš projekt će biti pri uspješnom završetku.

mr.sc. Tonći Jelić, dipl. ing

Više o ovome možete saznati na edukaciji "Osnove upravljanja projektima" koja će se održati  09.-10.09.2020.godine u Martićevoj 73/1. kat, a detaljan sadržaj i prijavnicu pronađite na:

https://www.poslovnaucinkovitost.hr/aktualne-edukacije/cijena/osnove-upravljanja-projektima5